La comunicación

                                                 La comunicación.

Hoy Lunes 27 de Octubre del 2014 hemos estado viendo un vídeo sobre la comunicación. En el se a explicado los diferentes tipos de comunicación, como por ejemplo; Comunicación verbal, comunicación escrita, comunicación interna...
Hemos estado viendo como son nuestras expresiones corporales, la de cosas que podemos decir con simplemente un gesto que hagamos. Como podemos saber cuando una sonrisa es real, o se finge, si es con dolor o con alegría, si una pregunta o cualquier palabra es real o con sarcasmo, y muchas expresiones corporales más.

1. Las comunicaciones escritas. 

• Las comunicaciones escritas: Son aquellas comunicaciones en las que se utiliza el lenguaje escrito para intercambiar información dentro de la empresa, y entre esta y su entorno.
• Comunicaciones externas: Ponen en contacto a la empresa con el exterior. Uno de los principales tipos de comunicación externa es la carta comercial. Con ella, cualquier organización, además de enviar o recibir información, transmite su imagen.
• Comunicaciones internas: Su origen y destino es la propia empresa. A lo largo de esta unidad serán objeto de estudio detallado.

2. La comunicación interna. 

La comunicación interna es uno de los temas pendientes, y aún construye un objetivo, de las empresas e instituciones públicas españolas, a pesar del impulso y desarrollo experimentado en los últimos años, ya que no ha avanzado lo suficiente en algunas empresas y no se le ha dado toda su importancia dentro de la organización.

Cuando las organizaciones cuentan con buena comunicación interna, se da un correcto intercambio de información y con ello se favorece la participación del personal y se ayuda a conseguir los objetivos empresariales programados.

Es posible definir la comunicación interna como un conjunto de actividades realizadas por cualquier organización para crear y mantener buenas relaciones con los miembros de la organización, así como entre ellos, utilizando diferentes medios de comunicación que los mantenga informados, integrados y motivados, contribuyendo a lograr con su trabajo los objetivos programados.

2.2. objetivos. 

La comunicación interna, como uno de los elementos que forman parte de la empresa, está dirigida a cumplir una serie de objetivos programados previamente en el plan de comunicación interna.

Entre los muchos que las organizaciones se plantean encontramos los siguientes:

• Crear cultura organizacional: Establecer en la institución un compromiso, una identidad y un espíritu que integren al personal en un proyecto común.
• Dar coherencia y coordinación al plan de acción empresarial: Para integrar las diferentes acciones que se desarrollan en la empresa a través de una comunicación omnidireccional, es decir, entre todos los niveles jerárquicos existentes en la organización.
• Incentivar la innovación: Implantando nuevos instrumentos y métodos de trabajo y ofreciendo una rápida vía para su aprendizaje y verificación.
• Asegurar la difusión de los sistemas de información y comunicación: La transmisión de la información es importante para realizar bien las tareas y tomar las decisiones adecuadas. Cuanta más información se ofrezca en cualquier dirección mejor será el rendimiento obtenido.
• Control: En el sentido de influir en el comportamiento de los empleados (a través de una orden, una información, etc.).
• Usar los medios adecuados: Adaptar la información que va a transmitirse al medio y al receptor de este.
• Mejorar la imagen de la organización: Los trabajadores suelen convertirse en emisores y portavoces de los cambios y de la imagen de la empresa que se ofrece al exterior.
• Fomentar la cultura corporativa. 
• Evitar rumores: La ausencia de información da paso a este tipo de comentarios.

Reflexión.

Si nos paramos a pensar y reflexionamos sobre ello nos damos cuenta de que a todos nos gusta que nos traten con respeto y adecuadamente. ¿A quien no le gusta que le hablen bien cuando esta haciendo las cosas bien?. Si un día estas en la oficina y te llama tu jefe para que bayas a su despacho para avisarte de tarea que tienes que dar para dentro de dos, tres días ve y con seguridad, no siempre son los jefes quienes dan las malas noticias, puede que si te manda mas tarea luego te recompense con un cheque regalo para que lo puedas aprovechar, o darte un día libre cuando lo necesites, o miles de cosas más. Demuestra siempre seguridad y positividad, ve al trabajo con buena cara y siempre alegre, las cosas cuando se hacen bien, salen mejor. 

3.Circulación interna de la comunicación.

1.Las comunicaciones escritas. 

Dentro de la empresa se genera gran cantidad de comunicaciones, tanto escritas como orales. Dependiendo del objetivo que se pretende conseguir con la comunicación, la propia organización utilizará el mismo formato de comunicación para establecer contacto con un proveedor que para realizar una consulta entre sus empleados.

Las comunicaciones escritas son aquellas comunicaciones en las que se utiliza el lenguaje escrito para intercambiar información dentro de la empresa, y entre su entorno.

Podemos incluir dentro de las comunicaciones escritas todos aquellos documentos que la empresa recibe y emite, tales como cartas, facturas, informes, revistas e impresos, folletos, paquetes postales, avisos...

En cualquier organización surgen comunicaciones tanto dentro de la misma organización como en el entorno en el que se desenvuelve la empresa. Así, distinguimos entre:

• Comunicaciones externas: ponen en contacto a la empresa con el exterior. Uno de los principales tipos de comunicación externa es la carta comercial. Con ella, cualquier organización, además de enviar o recibir información, transmite su imagen.
• Comunicaciones internas: su origen y destino es la propia empresa. A lo largo de esta unidad serán objeto de estudio detallado.

1.La comunicación interna. 

La comunicación interna es uno de los temas pendientes, y aún constituye un objetivo, de las empresas e instituciones públicas españolas, a pesar del impulso y desarrollo experimentado en los últimos años, ya que no ha avanzado lo suficiente en algunas empresas y no se le ha dado toda su importancia dentro de la organización.

Cuando las organizaciones cuentan con buena comunicación interna, se da un correcto cambio de información y con ello se favorece la participación del personal y se ayuda a conseguir los objetivos empresariales programados.

Es posible definir a la comunicación interna como:

Un conjunto de actividades realizadas por cualquier organización para crear y mantener buenas relaciones con los miembros de la organización, así como entre ellos, utilizando diferentes medios de comunicación que los mantenga informados, integrados y motivados, contribuyendo a lograr con su trabajo los objetivos programados.

La comunicación interna es por tanto bidireccional, y esto implica que la información debe circular con fluidez de forma tanto descendente desde la dirección a los trabajadores como ascendente desde los trabajadores a la dirección de la organización.

En aquellas empresas en las que la comunicación interna es nula o no funciona correctamente, esta deja paso a los rumores, la incertidumbre y con ello al descenso de la productividad y la falta de credibilidad del equipo directivo.

2.1.Funciones. 

La comunicación interna en las empresas cumple dos funciones básicas que se detallan en el siguiente cuadro:

Tipo de función	Descripción	Ejemplo
Función informativa	Está relacionado con el que hacer y la existencia de la empresa o institución a la que se refiere. La idea es responder a preguntas como ¿qué hacemos?, ¿en qué momento nos encontramos?	Una empresa informa a sus empleados sobre los resultados anuales: beneficios, pérdidas y las inversiones realizadas.
Función operativa	Referida con las instrucciones que se dan para ejecutar determinadas funciones, órdenes en el trabajo diario o disposiciones.	En una determinada empresa se va a comenzar a aplicar un nuevo sistema de trabajo, siendo necesario comunicar cómo se opera con él.

2.2.Objetivos. 

La comunicación interna, como uno de los elementos que forman parte de la empresa, está dirigida a cumplir una serie de objetivos programados previamente en el plan de comunicación interna.

Entre los muchos que las organizaciones se plantean encontramos los siguientes:

• Crear cultura organizacional: establecer en la institución un compromiso, una identidad y un espíritu que integren al personal en un proyecto común.
• Dar coherencia y coordinación al plan de acción empresarial: para integrar las diferente acciones que se desarrollan en la empresa a través de una comunicación omnidireccional, es decir, entre todos los niveles jerárquicos existentes en la organización.
• Incentivar la innovación: implantando nuevos instrumentos y métodos de trabajo y ofreciendo una rápida vía para su aprendizaje y verificación.
• Asegurar la difusión de los sistemas de información y comunicación: la transmisión de la información  es importante para realizar bien las tareas y tomar las decisiones adecuadas. Cuanta más información se ofrezca en cualquier dirección mejor será el rendimiento obtenido.
• Control: en el sentido de influir en el comportamiento de los empleados (a través de una orden, una información, etc.).
• Usar los métodos adecuados: adaptar la información que va a transmitirse al medio y al receptor de este.
• Mejorar la imagen de la  organización: los trabajadores suelen convertirse en emisores y portavoces de los cambios y de la imagen de la empresa que se ofrece al exterior.
• Fomentar la cultura corporativa.
• Evitar rumores: La ausencia de la información da paso a este tipo de comentarios.

2.3. La clasificación. 

Podemos realizar una clasificación de las comunicaciones internas a partir de diferentes criterios: 

• Según el flujo de la información: En este caso es necesario tener en cuenta la direccionalidad de la información:

 -Verticales: La información se transmite desde distintos niveles de la escala jerárquica; según el sentido que siguen, se clasifican en: 

• Descendentes: Son las comunicaciones internas más frecuentes en casi todas las organizaciones, sobre todo en las pymes. La información es dirigida desde el superior al subordinado. Actualmente este modelo está cambiando hacia otro más cooperativo.
• Ascendentes: La información parte de los empleados y llega a los directivos. Este tipo de comunicación está surgiendo en aquellas empresas que tienen instaurado un sistema de participación democrático o cooperativo.

-Transversales: Están relacionadas con la circulación que tienen entre sí las personas en la comunicación. Se pueden distinguir:

• Horizontales: Se dan entre trabajadores de categorías profesionales similares dentro del organigrama organizativo de la empresa, con el objeto de compartir, conocer, resolver problemas y aprender.
• Diagonales: Las personas que intervienen tienen distintos niveles en la organización, pero no mantienen relaciones de dependencia entre sí. Son utilizadas para el intercambio de informes, datos, etc.

-Según la naturaleza de las comunicaciones: 

• Formales: La información circula utilizando la estructura organizativa de la empresa. La comunicación en este caso es estructurada y programada, incluye normativa o procedimientos y en la mayoría de los casos suele ser de carácter descendente. 
• Informales: No siguen la trayectoria de la estructura organizacional de la empresa, y se refieren a las interrelaciones que se llevan a cabo entre los miembros de la organización, utilizando para ello intercambio de ideas, opiniones, desarrollo de relaciones y la conversación personal, independientemente de las funciones que cada uno cumple. Suelen coexistir con las formales. No se excuentan estructuradas ni se pueden programar ni anticipar. 

Los intereses reales de los trabajadores

Las comunicaciones informales de:

Las expectativas, temores y estado de ánimo de los trabajadores

La interpretación de las comunicaciones formales que de ellas realiza el personal.

-Según el medio de transmisión de información:

• Verbales: Utilizan la palabra para su transmisión. 
• Escritas: La transmisión se realiza mediante el lenguaje escrito. 
• No verbales: Se apoyan en gestos para su comunicación. 

2.4. Canales de comunicación.

El siguiente cuadro recoge los diferentes tipos de comunicación teniendo en cuenta la dirección en la que se emite. 

2.5. Importancia de la comunicación interna. 

En la actualidad, el entorno empresarial es cada vez más complejo y competitivo, y por ello las empresas deben utilizar todas las herramientas que tienen a su alcance para competir, además de intentar adaptarse a los cambios de este entorno de forma constante.

Una de las políticas de personal cada vez más utilizada para conseguir esto es contar con una comunicación interna fluida y eficaz. 

Esta política va a beneficiar:

• A la empresa: Consigue implicar y motivar al personal, va a facilitar la adaptación de los recursos humanos a los cambios, y a favorecer la aparición de climas de trabajo creativos e innovadores. 
• Al trabajador: Se favorecen las relaciones entre los trabajadores, y la posibilidad de que estos puedan expresar sus ideas, además de aclarar dudas en las órdenes de trabajo. 

Esta política servirá como mecanismo para ayudar a integrar a los trabajadores en el proyecto empresarial o, lo que es lo mismo, en las metas organizativas que se ha planteado la empresa, además de servir como un instrumento de gestión necesaria para promover cambios y transformaciones en esta.

En la actualidad, hay que tener en cuenta que muchas de las formas utilizadas para la comunicación mencionadas pueden ser métodos electrónicos, que ahorran costos y generan barreras más difusas entre los tres tipos de comunicación; corresponden a una comunicación bidireccional. 

2.6. Ventajas de la comunicación interna. 

Aquellas organizaciones, tanto públicas como privadas, que mantienen una estratega de comunicación interna adecuada pueden observar cómo a la larga obtienen una serie de ventajas en todos los niveles. 

3. La comunicación interna en entidades privadas. 

La comunicación interna en entidades privadas se origina dentro de la propia organización, entre áreas o departamentos.

Tiene importancia especial porque: 

• Se utiliza como medio de participación de los trabajadores, clientes internos de la empresa.
• Los trabajadores se sienten implicados en la toma de decisiones.
• Una buena comunicación interna ayuda a aumentar el rendimiento del trabajo. 
• Mejora las relaciones de los propios trabajadores y la eficacia del trabajo en grupo.

El tipo de organización que tiene la empresa va a condicionar los canales de comunicación que se van a utilizar. 

3.1. Canales y herramientas de comunicación internos. 

Las empresas disponen de una amplia relación de canales y medios para difundir la información en toda la organización.

Para seleccionar la forma de comunicación más adecuada se requiere planear y definir el objetivo del mensaje. Cuando en el mensaje transmitido existe falta de claridad y precisión, esta puede tener consecuencias negativas en una organización. 

Día 17 de Septiembre de 2014

Reprografía de documentos.

1.1. Equipos de reproducción de documentos: la fotocopiadora.

Podemos decir que hoy en día los mas utilizados son la impresora, el escáner y la fotocopiadora.

Los dos primeros son periféricos que se conectan al ordenador, cumplen las siguientes funciones:

La impresora: Permite imprimir textos, gráficos o cualquier otro documento almacenado en formato digital. Se conoce como impresión de documentos.

Es escáner: Convierte mediante el uso de la luz, documentos impresos a formato digital para así poder almacenarlos. Se conoce como digitalización de documentos.

Al tratarse de periféricos conectados a ordenadores son tratados en el módulo; Tratamiento informático de datos.

La fotocopiadora: Es una maquina que hace fotocopias en papel de documentos impresos o digitales. Las mas modernas utilizan la tecnología de la xerografía. Proceso de impresión creado por Chester Carlson en 1938.

Los elementos básicos son aquellos que debe tener cualquier fotocopiadora. Son los siguientes:

Cristal de contacto: Sobre el que se coloca el documento original para después cubrirlo con la tapa y de esta manera impedir el efecto perjudicial de la luz de la lámpara de exposición.

Bandeja de papel: Contiene el papel sobre el que se va a reproducir el original.

Rodillo de alimentación: Impulsa el papel al interior de la máquina con la ayuda del cargador de transferencia.

Lámpara de exposición: Se desliza bajo el cristal y transmite la imagen del documento original al tambor electrostático para su reproducción. La imagen se transmite con la ayuda de la lente y de los espejos.

Tóner: Es la tinta seca en forma de polvo que se fija al papel en el proceso.

Tambor electrostático: Recibe reflejada la imagen del documento original. Al cargarse de electricidad estática atrae las partículas de tóner de manera selectiva  según la imagen recibida, como las partículas están cargadas positivamente por medio de la atracción electrostática el tóner se fija solamente sobre las imágenes negras reflejadas sobre el tambor y no se fija sobre las blancas, formando así sobre él la reproducción exacta del original.

Distribuidor de tóner o rodillo fusor: Se calienta cogiendo mucha temperatura, como las partículas de tóner son sensibles al calor, cuando estas tocan el papel, el rodillo funde el tóner sobre el papel.

Elementos complementarios.

A diferencia de los elementos básicos, estos no los tienen todas las fotocopiadoras, dependerá de las características de cada modelo y de su capacidad o volumen de copiado.

Alimentador automático: Forma parte de la tapa que cubre el cristal y en él podemos introducir un grupo de originales, cuya cantidad varía de unas máquinas a otras. Los originales deben estar sin grapar ni doblar. El alimentador va introduciendo cada hoja una a una y las va fotocopiando, depositándolas luego en el mismo orden que las cogió. Algunas máquinas permiten voltear a la hoja para hacer copias a doble cara.

Clasificador: Se encuentra situado normalmente a la izquierda de la máquina y su función consiste en agrupar automáticamente las copias en varias bandejas. Algunas máquinas cuentan con clasificador-grapador que además de clasificar cada juego de fotocopias, lo deposita en la bandeja ya grapado.

Cajones para distintos tamaños de papel: En cada cajón se ubica papel de un tamaño especifico (A4, A3...)

Depósito extra de papel: Suele estar situado a la derecha de la máquina y sirve para incrementar la autonomía de la máquina al admitir hasta 3.500 hojas.

Tarjetas de control: Las fotocopiadoras de uso público permiten a los usuarios realizar fotocopias acreditándose con una tarjeta, que previamente ha sido cargada con un determinado salgo de fotocopias. Se utilizan en entidades públicas como bibliotecas y centros de enseñanza.

Tipos de fotocopiadoras.

Las entidades utilizan distintos modelos de fotocopiadoras en función del tipo de fotocopias (color o blanco y negro, mayor o menor tamaño, etc.) Que tienen que realizar y del volumen del copiado.

Según su mayor o menos volumen de copiado se pueden clasificar en fotocopiadoras de alto, medio y bajo volumen de copiado. Sus principales características, ventajas e inconvenientes se presentan en la siguiente tabla.

Tipos	Características	Ventajas	Inconvenientes
Alto volumen de copiado	·         Clasificación automática ·         Mejora digital ·         Cambio automático de bandeja de alimentación del papel ·         Reproducción y ampliación del original ·         Fax ·         Tratamiento de archivos informáticos ·         Uso profesional	·         Gran velocidad de impresión media de 100 ppm ·         Realiza varias operaciones a la vez ·         Admite muchos formatos de papel ·         Grapado y encuadernado de copias ·         Gran capacidad de entrada de papel	·         Alto coste de la máquina ·         Gran tamaño ·         Coste de mantenimiento elevado
Medio volumen de copiado	·         Clasificación automática ·         Cambio automático de bandeja de alimentación del papel ·         Reproducción del original ·         Fax	·         Velocidad media de impresión de 80 ppm ·         Grapado de copias	·         Alto coste de la máquina ·         Tamaño grande ·         Coste de mantenimiento elevado
Bajo volumen de copiado	·         Reducción y ampliación del original ·         Fax	·         Pequeño tamaño ·         Ideal para pequeñas oficinas	·         Consumibles caros ·         Velocidad de impresión media de 15 ppm

Tamaño y gramaje de papel.

La mayoría de las fotocopiadoras admiten diferentes tamaños de papel para realizar las copias.

Internacionalmente existen unos tamaños unificados (ISO/DIN) de papel que se identifican por la letra A y un número. EL AO es el formato de referencia y su superficie mide 1 metro cuadrado, el A1 es la mitad del AO, y así sucesivamente.

En España los tamaños más utilizados son el A4 y el A3.

El gramaje es el peso del papel medido en gramos por metro cuadrado. Para un mismo tamaño de papel, por ejemplo A4, cuanto más gramaje tiene, mas grueso es.

Cada máquina precisa un gramaje determinado para su óptimo funcionamiento. El gramaje del papel que usan las fotocopiadoras suele ser de 80 gramos.

1.2. Reproducción de documentos con fotocopiadora.

Una vez conocido el funcionamiento interno de una fotocopiadora y los tipos de máquinas en función del volumen de trabajo a realizar, es el momento de conocer los pasos que tenemos que llevar a cabo para realizar fotocopias y las funciones accesorias que estas máquinas ofrecen.

1.2.1. Procedimiento de fotocopiado básico.

1. Encendido: Lo primero es encender la máquina si no está ya encendida. Para ello es necesario pulsar el botón o interruptor principal, que suele indicar con la palabra ON si está encendida y con la palabra OFF si esta apagada.

2. Calentamiento: Una vez la hayamos puesto en marcha, iniciará ella sola su proceso de calentamiento y autodiagnóstico durante el cual no podemos todavía fotocopias. Ella nos indicará en el panel informativo cuándo está lista para fotocopiar. El tiempo de calentamiento caría de unos modelos a otros desde los 40 segundos hasta los 3 o 4 minutos.

3. Fotocopiado: Tras el encendido y el calentamiento, una vez que la máquina nos indique que ya se encuentra operativa para empezar a trabajar, llevamos a cabo los siguientes pasos:

1. Comprobamos que se dispone del papel suficiente para realizar el trabajo. Si no es así, cargamos la bandeja con el papel del tamaño adecuado.

2. Levantamos la tapa de la máquina (que suele llevar incorporado el alimentador automático de documentos) y colocamos el original boca abajo sobre el cristal o en el alimentador automático, ajustamos las guías deslizantes al tamaño de los originales.

3. Observamos en el panel si el usuario anterior había hecho fotocopias con opciones de copia distintas a las que queremos nosotros y, si es así, las anulamos pulsando la tecla correspondiente. luego seleccionamos el formato de papel en el que queremos realizar la copia (A4, A3...). La mayoría de las máquinas fotocopian por defecto en tamaño A4 , por lo que solo debemos modificarlo si queremos otro formato. También podemos ajustar la densidad de la imagen por si la queremos más clara o más oscura.

4. Indicamos, en caso necesario, la escala a utilizar (ampliar o reducir el original) o las opciones de acabado como ordenar, grapar, etc.

5. Marcamos el número de copias necesarias.

6. Pulsamos el botón Start (o inicio, según los modelos) de la fotocopiadora para que esta comience a realizar el trabajo.

7. Cuando hayamos acabado pulsamos el botón C para cerrar a sesión y borrar nuestras opciones de copia.

Día 18 de Septiembre de 2014

1. Reprografía de documentos.

1.2.2. Funciones accesorias.

Las fotocopiadoras cuentan con más o menos funciones accesorias en función del modelo y sus prestaciones. A continuación explicamos tres de las más comunes y utilizadas: la función ampliar o reducir, la función  dúplex y la función clasificador.

Ampliar o reducir: Permite hacer una copia ampliada o reducida del documento original.

1. Pulsamos sobre la opción Zoom (o Reduc./Ampl. Según los modelos) y seleccionamos el porcentaje de ampliación o reducción dentro del menú correspondiente.

2. Colocamos el documento original y pulsamos Start.

Función dúplex: Permite copiar los documentos escritos por una sola cara en una hoja por las dos caras. Y también la opción de copiar un documento escrito por las dos caras en otro escrito por las dos caras.

1. Presionamos el botón Dúplex y seleccionamos la opción que queremos, por ejemplo: 1 cara -> 2 caras o bien 2 caras -> 2 caras.

Confirmamos pulsando OK sobre la pantalla (o la tecla correspondiente según el modelo).

2. Colocamos el anverso del documento original, o bien el primer original, sobre el cristal y presionamos el botón Start.

3. Luego colocamos el reverso o bien el segundo original y pulsamos Start.

Nota importante: Si bien la mayoría de las máquinas utilizan botones similares, los pasos indicados pueden variar según la marca y el modelo de fotocopiadora.

Función clasificador.

Cuando queremos hacer varias copias de un grupo de documentos, con esta función conseguimos que nos separe y clasifique cada copia. La función es compatible con la función dúplex.

1. Presionamos sobre la opción Acabado y elegimos la opción Agrupar.

2. Pulsamos el Número de juego de copias que queremos.

3. Colocamos el primer original sobre el cristal y presionamos Start. luego el segundo y Start, y así sucesivamente hasta terminar. La máquina irá grabando una imagen de cada documento.

4. Presionamos el botón Enter (que es la tecla # del tablero numérico) para sacar el resto de las copias del folleto o libro.
Al presionar el botón Enter (#), el proceso de copiado se inicia automáticamente.

1.2.3. Aspectos importantes a tener en cuenta.

Como cualquier otra máquina, la fotocopiadora trae unas instrucciones mas de manejo que debemos leer con atención. Algunas de las más importantes son:

1. Debemos asegurarnos de no colocar sobre el cristal documentos que tengan tinta fresca o corrector sin secar, porque pueden marchar de forma permanente. Igualmente debemos evitar colocar hojas grapadas, especialmente si utilizamos el alimentador automático. También debemos quitar los clips.

2. Debe utilizarse papel y tóner adecuados a la máquina y al resultado que queremos obtener. 

3. Debemos asegurarnos de colocar los originales en la posición correcta para que el resultado sea el esperado.

4. Si vamos a utilizar el alimentador automático, antes debemos asegurarnos de que no nos hemos dejado ninguna hoja y de que están debidamente ordenadas.

5. Si se va a reproducir un documento en diferente tamaño al del original, hay que asegurarse de haber elegido bien el porcentaje de ampliación o reducción, para que la copia no salga cortada o descentrada con respecto al tamaño del documento.

6. Cuando se reproducen documentos encuadernados debemos poner especial atención en evitar que las copias contengan las marcas de la encuadernación.

7. El correcto mantenimiento y limpieza de la máquina asegura la calidad en la reproducción.

1.3. Anomalías e incidencias e las fotocopiadoras.

El funcionamiento de los equipos de reprografía, como el de cualquier máquina, puede dar lugar a anomalías e incidencias que necesiten la intervención de un experto en este tipo de aparatos.

Normalmente, las máquinas disponen de un mecanismo de detección de errores y muestran en el panel de control la incidencia, aportando la solución a tomar.

Cuando se dispone de este tipo de aparatos suele tenerse contratado un servicio de mantenimiento, que se encarga de su limpieza periódica y de la reparación de las averías importantes.

Sin embargo, existen anomalías sencillas que podemos detectar y reparar nosotros mismos, pero siempre teniendo en cuenta las normas de seguridad que se detallan en el manual del equipo.

Tabla 1.2. Anomalías frecuentes en fotocopiadoras.

Problema	Causa	Operación a realizar
Arrastra varias hojas a la vez	Uso de papel inadecuado Papel arrugado Demasiadas hojas en la bandeja	Asegurarse de que el papel utilizado es el correcto y de que está en buenas condiciones
Se atascan las hojas	Suciedad en los rodillos de arrastre	Limpiar los rodillos
El papel sale arrugado	·         Desajuste de los rodillos	·         Llamar al servicio técnico
La fotocopiadora no enciende al activar el interruptor de corriente	El cable eléctrico no esta enchufado a la toma de corriente	Enchufar el cable a la toma de corriente
Las copias salen incompletas	Tamaño de papel inadecuado El original no está colocado correctamente El original no está colocado en la posición correcta	Colocar el papel adecuado Colocar el original en la posición correcta Colocar correctamente al original sobre el cristal o colocarlo correctamente en el cargador automático
La imagen de la copia no está bien alimentada	El original no es adecuado para usarlo en el cargador automático Hay algo adherido al cristal de los originales	Colocar los originales de forma manual, de uno en uno, sobre el cristal Limpiar el cristal
Las copias salen sucias	Espejos sucios Tambor rayado	Limpiar los espejos con un paño seco y suave Llamar al servicio técnico para cambiar el tambor
Las copias presentan líneas	El cristal de los originales está sucio La almohadilla de los originales está sucia El nivel de exposición está establecida como <<claro>>	Limpiar el cristal con un paño seco y suave Limpiar la almohadilla con un paño suave humedecido con alcohol Cambiar la configuración del nivel de exposición a más oscuro
Las copias salen muy claras	Falta tóner El papel está humedecido El nivel de exposición del modo de exposición está establecida como <<oscuro>>	Reponer tóner Cambiar el papel Cambiar la configuración del nivel de exposición a más claro
Las copias salen muy oscuras	La superficie del cristal está sucia El cristal no se ha mantenido suficientemente apretado contra el cristal	Limpiar el cristal con un paño seco y suave Colocar el original suficientemente ajustado contra el cristal
La copia sale borrosa	El papel está húmedo	Cambiar el papel

Símbolos de incidencias

Los símbolos con que se representan las incidencias más comunes se recogen en la siguiente tabla.

Tabla 1.3. Símbolos de incidencias en la fotocopiadora.

Significado

Falta tóner: Podemos seguir haciendo fotocopias, pero debemos tener en cuenta que el tóner está próximo a acabarse.

Carta Bebo, S.L.

Carta redactada por el jefe de la empresa Bebo, S.L. a sus empleados, para comunicarles de una próxima reunión, junto con el lugar donde se va a redactar, la hora y la fecha.

Bebo, S.L.

C/Santa Rosa Nº/30.

22520-Fraga (Huesca)

974472543

                                                                               

                   Fraga a 20 de Octubre de 2014.

                                                    

Circular interna: Nº: 1963

Jefe de Departamento de Compra y Venta.

Estimados empleados:

Se les comunica que el próximo martes 21 de octubre de 2014, se les convoca a una reunión que tendrá lugar en la Sala de Juntas a las 11:00h.     

Se ruega asistencia por la especial información que se dará en ella.

 Fdo.  Eva Izquierdo Buisan.   

                                     

Día 16 de Septiembre del 2014

Ayer día 16, estuvimos viendo el primer tema de: La organización, las entidades y sus áreas funcionales.

Objetivos: Diferenciar los distintos tipos de entidades u organizaciones. Conocer los principales departamentos de cualquier organización. Identificar las áreas funcionales y las actividades básicas de los departamentos, así como los flujos de información que se dan entre ellos. Descubrir las tareas administrativas de una entidad. Definir la organización de una entidad. Definir la organización de una entidad. Definir entre organización formal e informal. Identificar la ubicación física óptima de las áreas de trabajo. Reconocer la utilidad de los organigramas como instrumento de representación gráfica de las organizaciones, interpretándolos correctamente. Precisar los elementos básicos de la organización del Estado: Administración central, Autonómica y Local.

1.1. Las entidades: concepto y tipos.

Concepto de entidad: Es una organización de recursos materiales y humanos para producir bienes o prestar servicios, para conseguir un interés particular. Entidades privadas o social; en el caso de las públicas.

Tipos de entidades: Pueden tener forma de empresa o de organismo, pudiendo a su vez, ser privadas o públicas. También existen otro tipo de organizaciones sin ánimo de lucro como las fundaciones o las ONG, que también buscan beneficio social que varía en función De distintos objetivos que cada uno persigue. Como por ejemplo: ONCE (fundación) o Greenpeace (ONG).

1.2. Los conceptos de empresa y empresario.

 Concepto de empresa: Se puede definir como, el conjunto de recursos materiales y humanos, organizados y coordinados por una dirección que produce bienes y servicios,. Objetivo principal: Obtener beneficio, ya sea público o privado.

Concepto de empresario: El empresario es quien dirige la empresa, por un camino y otro. Es quien planifica los objetivos, establecer la hora de ruta, obtiene y aporta medios; materiales y humanos. En definitiva, es quien lidera la organización de la empresa. En muchas ocasiones también es el fundador de la empresa, pone en marcha su proyecto empresarial, aporta de su bolsillo la mayor parte del capital. Para ello debe de tener espíritu emprendedor , asumir riesgos, una gran capacidad de trabajo, fuerza de voluntad para seguir adelante cuándo el rumbo del barco se tuerce.

1.3. Clasificación de empresas.

Tras pasar a ver como se organizan las empresas, no vendrá a conocer su clasificación y algunos ejemplos de las mismas.

Como se clasifican las empresas: Se clasifican según distintos criterios que no son excluyentes, que todos son válidos. A continuación vamos a ver mas clasificaciones mas utilizadas.

Las empresas según su propiedad:

Las empresas privadas: Las empresas privadas pertenecen a un colectivo personal que han invertido su dinero en ellas y persiguen obtener un beneficio particular, sus dueños. Por eso dicen que tienen ''animo de lucro''. Como por ejemplo: Iberia.

Las empresas públicas: Las públicas pertenecen al estado, es decir, que nos pertenecen a todos. Funcionan con el dinero que pagamos de nuestros impuestos, persiguen un beneficio social en forma; carreteras, hospitales, institutos, etc. Por ejemplo: Renfe. 

Las empresas según la actividad que realizan:

Las empresas del sector primario: El sector primario es lo que se ocupa de obtener los bienes de la naturaleza. Son las extractivas, forestales, agrícolas, ganaderas, y las pesqueras. Por ejemplo: Endesa.

Las del sector secundario: El sector secundario es cuando transforman en otros productos los bienes obtenidos por las del sector primario. Por ejemplo: Opel.

Las empresas según si fabrican o no.

Las industriales: fabrican productos a través de los bienes o materias primas que compran a sus proveedores. Por ejemplo: Balay.

Las comerciales: Las comerciales no fabrican, se dedican a comercializar los bienes o productos que compran, compran a sus proveedores y lo venden a sus clientes, sin someter a ninguna transformación, los venden tal y como los compran. por ejemplo: Media mark.

Las empresas según su forma jurídica.

La empresa individual: La individual es que una sola persona aporta el capital o elementos para su puesta en marcha, la dirige y asume la responsabilidad de las deudas, incluso con su patrimonio particular si es necesario. Son los autónomos.

En la sociedad: La sociedad son varias personas las que aportan el capital y asumen la responsabilidad de las deudas solo con lo que hayan aportado en la empresa, nunca con su propio patrimonio. Por ejemplo: Las sociedades anónimas (SA) y las sociedades limitadas (SL). 

Hoy día 17 hemos visto:

Las empresas según su tamaño.

La Unión Europea establece un criterio; De tipo: Micro-empresa, Pyme o Gran empresa; Facturación (millones de €): 2 o menos millones, 50.000 o menos millones, 50.000 o mas millones; Número de empleados: 10 o menos, 250 o menos, 250 o mas.

Las empresas según su ámbito geográfico.

Las locales: Las locales llevan a cabo su actividad en una localidad, provincia o comunidad autónoma. Por ejemplo: El restaurante Casa Juanico en Zaragoza.

Las nacionales: Están en el territorio nacional. Por ejemplo: Panishop.

Las internacionales: Están en más de una nación: Por ejemplo: SAICA.

Hoy día 19 hemos visto:

Las empresas necesitan estar organizadas para conseguir sus fines. Para eso los responsables reparten las tareas entre las distintas personas que la integran, diseñando, lo que se conoce como la organización formal de la empresa.

Las empresas también tienen una organización formal que resulta igualmente necesaria.

La organización formal: Es la que sitúa a cada empleado en un puesto para conseguir los objetivos propuestos. Establece la estructura jerárquica delimitando las posiciones de autoridad de unas personas respecto a otras, debe ser bien conocida por todos y suele comunicar a través de manuales de organización y organigramas. En definitiva, es la organización planeada.

La organización informal: Es la que surge de forma espontanea entre personas que ocupan posiciones en la organización formal. Las relaciones informales surgen con más frecuencia entre los empleados, del mismo nivel jerárquico o entre niveles poco diferenciados, siendo mucho más escasas entre empleados y directivos.

A través de esta organización los empleados intentan dar respuesta a aquellas necesidades que la organización  formal no puede escribir. En el trabajo no solo es importante lo estrictamente profesional, también son esenciales las relaciones personales y el compartir experiencias.