3.Circulación interna de la comunicación.
1.Las comunicaciones escritas.
Dentro de la empresa se genera gran cantidad de comunicaciones, tanto escritas como orales. Dependiendo del objetivo que se pretende conseguir con la comunicación, la propia organización utilizará el mismo formato de comunicación para establecer contacto con un proveedor que para realizar una consulta entre sus empleados.
Las comunicaciones escritas son aquellas comunicaciones en las que se utiliza el lenguaje escrito para intercambiar información dentro de la empresa, y entre su entorno.
Podemos incluir dentro de las comunicaciones escritas todos aquellos documentos que la empresa recibe y emite, tales como cartas, facturas, informes, revistas e impresos, folletos, paquetes postales, avisos...
En cualquier organización surgen comunicaciones tanto dentro de la misma organización como en el entorno en el que se desenvuelve la empresa. Así, distinguimos entre:
- Comunicaciones externas: ponen en contacto a la empresa con el exterior. Uno de los principales tipos de comunicación externa es la carta comercial. Con ella, cualquier organización, además de enviar o recibir información, transmite su imagen.
- Comunicaciones internas: su origen y destino es la propia empresa. A lo largo de esta unidad serán objeto de estudio detallado.
1.La comunicación interna.
La comunicación interna es uno de los temas pendientes, y aún constituye un objetivo, de las empresas e instituciones públicas españolas, a pesar del impulso y desarrollo experimentado en los últimos años, ya que no ha avanzado lo suficiente en algunas empresas y no se le ha dado toda su importancia dentro de la organización.
Cuando las organizaciones cuentan con buena comunicación interna, se da un correcto cambio de información y con ello se favorece la participación del personal y se ayuda a conseguir los objetivos empresariales programados.
Es posible definir a la comunicación interna como:
Un conjunto de actividades realizadas por cualquier organización para crear y mantener buenas relaciones con los miembros de la organización, así como entre ellos, utilizando diferentes medios de comunicación que los mantenga informados, integrados y motivados, contribuyendo a lograr con su trabajo los objetivos programados.
La comunicación interna es por tanto bidireccional, y esto implica que la información debe circular con fluidez de forma tanto descendente desde la dirección a los trabajadores como ascendente desde los trabajadores a la dirección de la organización.
En aquellas empresas en las que la comunicación interna es nula o no funciona correctamente, esta deja paso a los rumores, la incertidumbre y con ello al descenso de la productividad y la falta de credibilidad del equipo directivo.
2.1.Funciones.
La comunicación interna en las empresas cumple dos funciones básicas que se detallan en el siguiente cuadro:
Tipo de
función
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Descripción
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Ejemplo
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Función informativa
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Está
relacionado con el que hacer y la existencia de la empresa o institución a la
que se refiere. La idea es responder a preguntas como ¿qué hacemos?, ¿en qué
momento nos encontramos?
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Una empresa
informa a sus empleados sobre los resultados anuales: beneficios, pérdidas y
las inversiones realizadas.
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Función operativa
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Referida con
las instrucciones que se dan para ejecutar determinadas funciones, órdenes en
el trabajo diario o disposiciones.
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En una
determinada empresa se va a comenzar a aplicar un nuevo sistema de trabajo,
siendo necesario comunicar cómo se opera con él.
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2.2.Objetivos.
La comunicación interna, como uno de los elementos que forman parte de la empresa, está dirigida a cumplir una serie de objetivos programados previamente en el plan de comunicación interna.
Entre los muchos que las organizaciones se plantean encontramos los siguientes:
- Crear cultura organizacional: establecer en la institución un compromiso, una identidad y un espíritu que integren al personal en un proyecto común.
- Dar coherencia y coordinación al plan de acción empresarial: para integrar las diferente acciones que se desarrollan en la empresa a través de una comunicación omnidireccional, es decir, entre todos los niveles jerárquicos existentes en la organización.
- Incentivar la innovación: implantando nuevos instrumentos y métodos de trabajo y ofreciendo una rápida vía para su aprendizaje y verificación.
- Asegurar la difusión de los sistemas de información y comunicación: la transmisión de la información es importante para realizar bien las tareas y tomar las decisiones adecuadas. Cuanta más información se ofrezca en cualquier dirección mejor será el rendimiento obtenido.
- Control: en el sentido de influir en el comportamiento de los empleados (a través de una orden, una información, etc.).
- Usar los métodos adecuados: adaptar la información que va a transmitirse al medio y al receptor de este.
- Mejorar la imagen de la organización: los trabajadores suelen convertirse en emisores y portavoces de los cambios y de la imagen de la empresa que se ofrece al exterior.
- Fomentar la cultura corporativa.
- Evitar rumores: La ausencia de la información da paso a este tipo de comentarios.
2.3. La clasificación.
Podemos realizar una clasificación de las comunicaciones internas a partir de diferentes criterios:
- Según el flujo de la información: En este caso es necesario tener en cuenta la direccionalidad de la información:
-Verticales: La información se transmite desde distintos niveles de la escala jerárquica; según el sentido que siguen, se clasifican en:
- Descendentes: Son las comunicaciones internas más frecuentes en casi todas las organizaciones, sobre todo en las pymes. La información es dirigida desde el superior al subordinado. Actualmente este modelo está cambiando hacia otro más cooperativo.
- Ascendentes: La información parte de los empleados y llega a los directivos. Este tipo de comunicación está surgiendo en aquellas empresas que tienen instaurado un sistema de participación democrático o cooperativo.
-Transversales: Están relacionadas con la circulación que tienen entre sí las personas en la comunicación. Se pueden distinguir:
- Horizontales: Se dan entre trabajadores de categorías profesionales similares dentro del organigrama organizativo de la empresa, con el objeto de compartir, conocer, resolver problemas y aprender.
- Diagonales: Las personas que intervienen tienen distintos niveles en la organización, pero no mantienen relaciones de dependencia entre sí. Son utilizadas para el intercambio de informes, datos, etc.
-Según la naturaleza de las comunicaciones:
- Formales: La información circula utilizando la estructura organizativa de la empresa. La comunicación en este caso es estructurada y programada, incluye normativa o procedimientos y en la mayoría de los casos suele ser de carácter descendente.
- Informales: No siguen la trayectoria de la estructura organizacional de la empresa, y se refieren a las interrelaciones que se llevan a cabo entre los miembros de la organización, utilizando para ello intercambio de ideas, opiniones, desarrollo de relaciones y la conversación personal, independientemente de las funciones que cada uno cumple. Suelen coexistir con las formales. No se excuentan estructuradas ni se pueden programar ni anticipar.
 Los intereses reales de los trabajadores
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Las comunicaciones informales de:
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Las expectativas, temores y estado de ánimo
de los trabajadores
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La interpretación de las comunicaciones
formales que de ellas realiza el personal.
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-Según el medio de transmisión de información:
- Verbales: Utilizan la palabra para su transmisión.
- Escritas: La transmisión se realiza mediante el lenguaje escrito.
- No verbales: Se apoyan en gestos para su comunicación.
2.4. Canales de comunicación.
El siguiente cuadro recoge los diferentes tipos de comunicación teniendo en cuenta la dirección en la que se emite.
2.5. Importancia de la comunicación interna.
En la actualidad, el entorno empresarial es cada vez más complejo y competitivo, y por ello las empresas deben utilizar todas las herramientas que tienen a su alcance para competir, además de intentar adaptarse a los cambios de este entorno de forma constante.
Una de las políticas de personal cada vez más utilizada para conseguir esto es contar con una comunicación interna fluida y eficaz.
Esta política va a beneficiar:
- A la empresa: Consigue implicar y motivar al personal, va a facilitar la adaptación de los recursos humanos a los cambios, y a favorecer la aparición de climas de trabajo creativos e innovadores.
- Al trabajador: Se favorecen las relaciones entre los trabajadores, y la posibilidad de que estos puedan expresar sus ideas, además de aclarar dudas en las órdenes de trabajo.
Esta política servirá como mecanismo para ayudar a integrar a los trabajadores en el proyecto empresarial o, lo que es lo mismo, en las metas organizativas que se ha planteado la empresa, además de servir como un instrumento de gestión necesaria para promover cambios y transformaciones en esta.
En la actualidad, hay que tener en cuenta que muchas de las formas utilizadas para la comunicación mencionadas pueden ser métodos electrónicos, que ahorran costos y generan barreras más difusas entre los tres tipos de comunicación; corresponden a una comunicación bidireccional.
2.6. Ventajas de la comunicación interna.
Aquellas organizaciones, tanto públicas como privadas, que mantienen una estratega de comunicación interna adecuada pueden observar cómo a la larga obtienen una serie de ventajas en todos los niveles.
3. La comunicación interna en entidades privadas.
La comunicación interna en entidades privadas se origina dentro de la propia organización, entre áreas o departamentos.
Tiene importancia especial porque:
- Se utiliza como medio de participación de los trabajadores, clientes internos de la empresa.
- Los trabajadores se sienten implicados en la toma de decisiones.
- Una buena comunicación interna ayuda a aumentar el rendimiento del trabajo.
- Mejora las relaciones de los propios trabajadores y la eficacia del trabajo en grupo.
El tipo de organización que tiene la empresa va a condicionar los canales de comunicación que se van a utilizar.
3.1. Canales y herramientas de comunicación internos.
Las empresas disponen de una amplia relación de canales y medios para difundir la información en toda la organización.
Para seleccionar la forma de comunicación más adecuada se requiere planear y definir el objetivo del mensaje. Cuando en el mensaje transmitido existe falta de claridad y precisión, esta puede tener consecuencias negativas en una organización.
