6 control del almacén de material de oficina. 

1. Materiales y equipos de oficina. 
1.1. Descripción. 

En una oficina nos podemos encontrar gran cantidad de utensilios, instrumentos o herramientas muy diversos, que engloban desde un simple bolígrafo hasta una fotocopiadora multifunción.

Decimos que son equipos de oficina todos los aparatos y máquinas de una oficina que se utilizan para facilitar las tareas del personal administrativo que trabaja en ella. Los equipos de oficina pertenecen al activo no corriente de las empresas, denominado así porque permanece en ellas más de un ejercicio económico (normalmente un año). son ejemplos de equipos de oficina los equipos informáticos, las fotocopiadoras, las impresoras, los teléfonos, las destructoras de papel y también mobiliario de oficina como mesas, sillas, armarios, estanterías o archivadores, etc.

Los instrumentos, accesorios y consumibles que se emplean configuran el material de oficina. El material de oficina forma parte del activo corriente de las empresas y, por tanto, se va a utilizar o consumir en un corto espacio de tiempo. Son ejemplos de material de oficina el papel, la tinta o el tóner que se usa para imprmir o hacer fotocopias, los bolígrafos, los rotuladores o marcadores, los archivadores A-Z, los cuadernos, los blocs, las notas adhesivas y un largo etcétera.

1.2. Material fungible y no fungible. 

Cualquier material o aparato con el uso va gastándose
, deteriorándose o <haciéndose viejo>, hasta que ya no se puede usar más. Al tiempo que se prevé que se va a poder usar cualquier bien se lo denomina vida útil.

El material de oficina también tiene vida útil y esta depende de la naturaleza del material usado. Así por ejemplo, las grapas, los marcadores fluorescentes o el papel que utilizamos para imprimir tienen una vida útil menor que las grapadoras, las tijeras o las calculadoras de mesa.

A continuación haremos una distinción entre material de oficina fungible y no fungible.

• Material de oficina fungible: Es todo aquel que tiene una vida útil corta, porque se utiliza continuamente y debe reponerse cada poco tiempo (grapas, etiquetas, papel, notas adhesivas, clips, pegamento, tinta de impresora, tóner de fotocopiadora...). Este material fungible recibe también el nombre de consumible, ya que se trata de bienes que se gastan o consumen con el primer uso que de ellos se hace. En contabilidad reciben denominación de material no inventariable. 
• Material de oficina no fungible: Es todo aquel material de oficina cuya vida útil es algo más larga que las del material fungible (grapadoras, taladradoras, encuadernadoras, tijeras, calculadoras...). El material no fungible recibe también el nombre de pequeño material inventariable. 

1.3. Equipos de oficina más comunes.

Como hemos señalado en el epígrafe anterior, los equipos de oficina son todos aquellos aparatos y máquinas que el personal utiliza para realizar las tareas propias de su trabajo. 

Podemos clasificar los equipos de oficina en equipos para el proceso de la información y la comunicación y mobiliario. 

1.3.1. Equipos para el proceso de la información y la comunicación.

Son equipos para el proceso de la información los ordenadores y además conjuntos electrónicos que permiten tratar y presentar la información que se maneja en una oficina de forma adecuada. Entre los más destacados podemos encontrar: 

• Ordenadores: máquinas imprescindibles en cualquier oficina, con el software adecuado (procesadores de texto, hojas de cálculo, gestores de bases de datos...). Facilitan la elaboración de la mayoría de los documentos, así como el trabajo con imágenes, gráficos, sonidos o la gestión de base de datos. Conectados en red permiten comunicarse unos con otros. Los hay de sobremesa, comúnmente llamados PC (personal computer) o portátiles, que pueden ser netbooks, ultrabooks y tabletas. Junto a dispositivos como memorias USB flash, discos duros portátiles y otros dispositivos, incluidos los teléfonos inteligentes, los ordenadores permiten un acceso cada vez más eficiente a la información que se maneja en las oficinas. 

Los ordenadores cuentan con gran cantidad de dispositivos periféricos que permiten tanto la introducción de información en el sistema podemos informático como su salida o presentación. Entre los más comunes podemos citar: teclados, impresoras, escáneres, cámaras web, memorias portátiles, monitores, pantallas táctiles, lectores de código de barras, faxes, altavoces, auriculares y proyectores. 

Para que los ordenadores de una oficina puedan comunicarse entre sí y con el exterior es necesario que se instale en la oficina una red informática. Cuando esta red opera en un entorno local se nomina LAN; si se conecta con el exterior, con equipos que a veces están a miles de kilómetros de distancia, se denominan WAN. Cada vez son más habituales las redes wifi, que permiten la conexión inalámbrica entre distintos dispositivos. Las redes requieren de una serie de elementos que no siempre son visibles pero sí son imprescindibles, como las tarjetas de red, que forman parte del hardware de un ordenador y de otros dispositivos conectados a la red, como las impresoras, los switchs o conmutadores- que permiten interconectar distintos equipos -, y los puentes permiten la comunicación entre redes diferentes tipo LAN, por citar algunos. 

• Impresoras: máquinas que permiten la reproducción de archivos tanto de texto como de imágenes, almacenados previamente de forma digital. Las más habituales son las que usan cartuchos de tinta, en las que la impresión se realiza mediante inyección de tinta (proyectan un chorro de tinta sobre el papel). Otro tipo de impresoras utilizan el sistema láser y en vez de cartucho usan un tóner, como las fotocopiadoras.
• Fotocopiadoras: permiten reproducir documentos en un formato físico desde otro formato físico, generalmente papel. Podemos encontrar tres tipos de fotocopiadoras: 

1. Fotocopiadoras personales: pequeñas, lentas y económicas; solo hacen fotocopias en tamaño DIN - A4.
2. Fotocopiadoras de oficina: algo más rápidas y con más funciones: pueden hacer fotocopias por dos caras, clasificarlas y graparlas. Fotocopian también en tamaño DIN - A3.
3. Fotocopiadoras profesionales: más rápidas y de mejor calidad. Más grandes y con más funciones, como las de perforar y encuadernar documentos. 

Algunas fotocopiadoras permiten conectarse con el ordenador de forma que pueden ser utilizadas a modo de impresora o como escáner, convirtiéndose así en herramientas multifunción, favoreciendo una mayor versatilidad en la reproducción de documentos. 

4. Escáneres: aparatos que digitalizan documentos, es decir, que son capaces de convertir un documento físico en un archivo que permite su tratamiento informático. Los escáneres más comunes son los denominados planos, que poseen una superficie plana de material trasparente, del tamaño de un papel DIN A4, sobre la que se coloca el documento que se quiere reproducir. 

5. Teléfonos: construyen otra de las herramientas imprescindibles en una oficina. Normalmente el personal administrativo dispone de una terminal con la que poder realizar tanto llamas internas, dentro de la empresa, como al exterior; mientras que en la recepción de la empresa se sitúa la centralita. Conectado a la línea telefónica, el fax permite enviar una copia de un documento físico a otro aparato conectado al otro lado de la línea telefónica. 

6. Aparatos multifunción: cada vez son más frecuentes en las herramientas muiltifunción que permiten realizar varias tareas: imprimir, fotocopiar, escanear, enviar faxes, etc. La ventaja de este tipo de aparatos es el ahorro de espacio y de coste, ya que permiten sustituir varios dispositivos por uno solo, mientras que el mayor inconveniente es que una avería puede llegar a paralizar el trabajo de la oficina si no se dispone de algún otro equipo que permita la reproducción de documentos. 

1.3.2. Mobiliario 

El mobiliario de una oficina debe permitir un rápido acceso a los documentos que se manejan, sin descuidar su seguridad y confidencialidad, y además debe salvaguardar la salud del trabajador, para lo cual es preciso utilizar equipos que mejoren las condiciones del medio en el que se trabaja. 

• Las mesas se denominan operativas cuando forman parte de un puesto de trabajo. Las dimensiones de las mesas de trabajo deben favorecer la ergonomía: por ejemplo su altura debe oscilar entre 70 y 75 cm, de forma que al apoyar los brazos sobre ella no debe ser inferior a 130 cm, para permitir al mismo tiempo el manejo del teclado y la consulta de documentos; por último, la profundidad de una mesa de trabajo debe permitir acceder a todos los objetos que situemos al final de esta, y para ello se suelen usar mesas de unos 90 cm de profundidad.

Las mesas operativas pueden disponer de cajones en los que se guardan documentos o manuales de consulta y material de oficina que conviene tener a mano, como grapadoras, tijeras o notas adhesivas para ser utilizadas en el momento oportuno.

En muchos casos se utilizan mesas auxiliares que disponen de cajoneras donde también se guardan otros documentos y materiales que no caben en las mesas operativas.

Además, toda oficina debe disponer de un espacio con una mesa de reunión, que puede presentar diferentes formas y tamaños dependiendo del objetivo que se persiga con las reuniones y de quiénes y cuántos sean los asistentes: por ejemplo, si la reunión la dirige un alto cargo se utilizan mesas ovaladas, pero si los asistentes son empleados de un mismo nivel se utilizan mesas cuadradas o redondas. 

• Las sillas de oficina que más se deberían utilizar son las sillas ergonómicas, porque están diseñadas para evitar problemas de salud, y para ello incorporan una serie de elementos que permiten mantener una postura adecuada mientras se trabaja. Entre estos elementos podemos destacar los reposa brazos, que permiten colocar los codos próximos a los brazos; un dispositivo de regulación de la altura de la silla, de forma que los pies descansen de forma cómoda en el suelo o en el reposapiés; el borde delantero inclinado; la forma sinuosa del respaldo con apoyo lumbar y adaptado al contorno natural de la columna; y el asiento antideslizante. Si disponen de ruedas, deben incorporar algún sistema de bloqueo para evitar movimientos bruscos. Debido a su coste económico elevado, en muchas oficinas se utilizan sillas que no incorporan algunas de las características que hemos citado.

Además  de las sillas de los empleados, se suelen utilizar sillas más sencillas para las vistas que se sitúan al otro lado de la mesa de trabajo o alrededor de las mesas de reuniones. 

• En todas las oficinas podemos encontrar muebles archivadores con o sin cajones, y algunos de los más frecuentes son aquellos que almacenan documentos mediante carpetas colgantes y que se suelen dividir en varios niveles o alturas. 
• Otro elemento imprescindible son los armarios: los hay con puertas o sin ellas, con o sin vitrina, y pueden disponer de cerradura, o ser de tipo librería, de una o varias alturas, con baldas, etc. En ellas se custodian los documentos que la empresa debe conservar o los que deben consultar los empleados con cierta asiduidad. Estos documentos a su vez se suelen guardar en archivadores, como por ejemplo los de tipo A-Z. 
• Además, podemos encontrar tablones de anuncios con o sin ventanilla, pizarras y paneles de avisos donde poder informarse de las tareas que se están realizando en cada momento, los días festivos, los horarios, los avisos urgentes, etc.

2. Procedimientos administrativos de aprovisionamiento de material de oficina. 

2.1 La función de aprovisionamiento. 

El término <aprovisionamiento> hace referencia a la adquisición, gestión y control de los bienes materiales, artículos, productos o existencias necesarios para el ejercicio de la actividad empresarial. Esto permite que la empresa disponga de la cantidad adecuada en el momento oportuno de las mercancías necesarias para elaborar o comercializar los bienes o servicios que ofrece al mercado. 

La función de aprovisionamiento requiere de una labor de planificación de las necesidades de la empresa. Este trabajo preliminar deber tener en cuenta las diferentes formas de acceso a los productos de los que la empresa se provee, los recursos materiales y humanos de los que se dispone y las expectativas de venta de los bienes o servicios que comercializa.

Podemos clasificar las funciones de aprovisionamiento en tres operaciones fundamentales: 

1. Adquisición de las mercancías que las empresas utilizan para elaborar o comercializar bienes y servicios. En esta operación se requiere de una perfecta coordinación con el departamento de Compras, que debe encontrar en el mercado de proveedores aquellos que ofrezcan los productos necesarios con una calidad adecuada a un precio razonable. Es decir, es el departamento de Compras el encargado de seleccionar cuál es la forma más adecuada de conseguir los productos que la empresa va a utilizar en el desarrollo de su actividad. 
2. Almacenamiento de las existencias de productos que las empresas guardan a la espera de ser incorporados bien al proceso productivo en el caso de empresas fabriles o transformadoras de bienes, bien al proceso comercial en el caso de empresas comerciales. 
3. Control de los costes asociados a las dos operaciones anteriores. Tanto la adquisición de mercancías como el mantenimiento del stock del almacén llevan aparejados gastos e inversiones, como el alquiler del espacio, el pago de suministros como la luz o el agua y el salario de los operarios del almacén. Las empresas debes tratar de minimizar el impacto de estos costes para no ver comprometido el beneficio económico de su actividad. 

2.2 el almacén. 

Un almacén es un espacio que las empresas utilizan para guardar y conservar en perfectas condiciones de calidad y seguridad los materiales y productos que prevé utilizar en su actividad.

Las empresas suelen disponer de un almacén donde conservan el material de oficina que esperan utilizar en un breve periodo de tiempo; de esta manera, se aseguran de que la actividad administrativa no va a detenerse por falda de algún objeto indispensable, como puede ser el papel o la tinta para las impresoras. Si se produjera esta circunstancia la empresa se encontraría en lo que se denomina rotura de stock, que supone la paralización de la actividad por la carencia de algún material imprescindible.  

En las empresas fabriles las existencias o stocks que van a ser incorporados a un proceso de producción reciben el nombre de material primas, y el almacén que se utiliza se denomina almacén de aprovisionamiento. Las existencias que ya han pasado por el proceso de producción y están esperando ser comercializadas reciben el nombre de productos terminados, y el almacén donde se ubican se llama almacén de porductos terminados. 

En las empresas comerciales las existencias almacenadas reciben el nombre de mercaderías, tanto si se encuentran en el almacén de aprovisionamiento como en el almacén de ventas. 

Todas las empresas deben recontar, al menos una vez al año, los materiales y existencias que tienen almacenadas, y esta labor se realiza mediante la confección de inventarios. 

2.2.1. Documentos. 

Para la gestión del almacén y de materiales almacenados se utiliza un conjunto de documentos que reflejan el flujo de materiales que se produce en el interior de la empresa.

Cada vez que se detecta la necesidad de reponer un artículo la persona encargada deberá confeccionar un boletín de compras. Se trata de un documento mediante el cual cualquier departamento de la empresa que debe reponer material comunica al departamento de compras que necesita adquirir un artículo determinado que se está agotando. El departamento de compras, una vez realizadas las oportunas verificaciones, se pondrá en contacto con el proveedor adecuado y confeccionará un pedido para solicitar las mercancías que sean necesarias. 

Cuando la empresa dispone de stock suficiente en el almacén, los departamentos de la empresa que necesitan reponer materiales pueden comunicarse directamente con el almacén solicitando las mercancías que sedean reponer, utilizando para ello un documento denominado orden de reposición. Cuando es el propio almacén quien debe reponer material dirigirá una hoja de solicitud al departamento de compras para que adquiera en el mercado, a los proveedores, aquellas mercancías que debe reponer. 

En el momento en el que el almacén tiene preparadas las mercancías que le han solicitado, enviará los materiales al departamento que las necesita, junto con una nota de entrega. 

Si la compra se ha efectuado a algún proveedor externo, los proveedores envían las mercancías a la empresa junto con un documento denominado albarán de entrega, que detalla qué mercancías se entregan. Una vez cotejadas estas mercancías se envían al almacén, que debe registrar la entrada correspondiente en la ficha del producto. De la misma manera, se debe registrar en la ficha del producto las salidas que se van produciendo para reponer los materiales que utilizan en los diferentes departamentos. 

Cada cierto tiempo las empresas realizan recuentos de materiales almacenados; para ello se utiliza el registro del material inventariable o, dicho más breve mente, inventario, que es el documento en el que se anotan las cantidades de materiales y productos que se encuentran en un momento determinado en el almacén. Este recuento debe coincidir con las fichas de producto, y en caso contrario se deberán hacer los ajustes oportunos explicando las razones por las que se producen las diferencias. Estas diferencias se pueden producir por pérdida, extravío, hurto o por deterioro. También deben darse de baja aquellos artículos que se hayan quedado en desuso u obsoletos. 

2.3. La hoja de cálculo en la gestión de almacén.

Las hojas de cálculo son herramientas informáticas que permiten la gestión del almacén de forma cómoda y accesible.

Por su configuración de celdas, ordenadores por filas y columnas, posibilitan la creación de documentos en los que no solo se anotan los datos necesarios, sino que además se realizan de forma sencilla los cálculos que se precisen e incluso búsquedas o consultas de datos.

Se puede crear cualquier documento administrativo en una hoja de cálculo: orden de reposición, boletín de compras, registro de material inventariable, pedido, etc.

La mayoría de los datos introducidos en la tabla son anotaciones, es decir, simplemente se teclean; sin embargo podemos observar cómo los datos de la columna cantidad actual son cálculos que se efectúan gracias a la capacidad de la hoja de cálculo para introducir fórmulas en las celdas haciendo referencia a datos introducidos en otras celdas.

En este caso, las unidades que aparecen en la columna cantidad actual se han calculado sumando las celdas de la misma fila de las columnas cantidad previa y de las Uds. De alta, y restando las celdas de la misma fila de la columna Uds. De baja.

En el caso del pedido procedemos de forma similar, y así podemos calcular columna importe multiplicando en la misma fila los datos de las columnas cantidad y precio (recuerda que para multiplicar se utiliza la tecla asterisco <*>).

Otros documentos se utilizan únicamente para realizar anotaciones, como la orden de reposición, el boletín de compras o la hoja de solicitud. Es aconsejable crear una tabla en la hoja de cálculo con el formato de cada documento y guardarlo como una plantilla, de forma que podamos volver a utilizarla cada vez que sea necesario. 

Tema 5, GESTIÓN DE CORRESPONDENCIA Y PAQUETERÍA.

1. Gestión de recepción de la correspondencia y paquetería.

Toda organización, con independencia del tamaño y la actividad a la que se dedique, realiza un intercambio de correspondencia con otras organizaciones.

Las empresas forman parte de mercados competitivos que actúan en un mundo globalizado, nunca de forma aislada, ya que se relacionan con clientes, proveedores, competidores, etc. Todo este entramado de relaciones debe tener definidos unos procesos donde se administren las actividades y recursos para lograr los fines concretos de cada organización.

En todas las empresas existe una persona o departamento (dependiendo de su tamaño) encargada de la manipulación de la correspondencia que llega a la organización o sale de esta.

1.1.1. Recepción y clasificación. 

La llegada de la correspondencia del exterior puede producirse a través de los servicios de Correos o de empresas especializadas en mensajería. En ocasiones será la propia empresa la que deberá recoger la correspondencia en las oficinas de Correos, al tener contratado un aparato de correos.

Al recibir la correspondencia o paquetes, el personal responsable de la recepción debe asegurarse de que el destinatario es la empresa o el personal que trabaja en ella. En el caso de que llegue a través del servicio de mensajería, la comprobación se efectuará antes de firmar el recibo de entrega. En caso de ser un error, no se aceptará el envío. Si la correspondencia llega a través de Correos y se ha producido algún error y el destinatario no es la empresa, o la persona a la que se dirige no forma parte del personal que trabaja en ella, se clasificará como coreo para devolver, en un casillero o apartado, y será remitido de nuevo a la oficina de Correos.

Si el destinatario no está identificado de forma inequívoca o los datos de este son insuficientes o erróneos, se separará para intentar realizar una identificación correcta.

Una vez recibida la correspondencia o paquetería, el personal procederá a su clasificación dependiendo de si se trata de cartas, telegramas, burofaxes, impresos, facturas, periódicos, revistas o paquetes.

1.1.2 Apertura y selección.

No toda la correspondencia o paquetería que llega a la empresa puede ser abierta por el personal encargado de ello. Existen algunas cartas o paquetes que solo pueden ser abiertos por la persona a la que va dirigida (salvo que hubiera expresado su autorización o consentimiento para que sea abierta por otra persona). En estos casos suele aparecer en el sobre la indicación de <confidencial>, <personal>, <a la atención personal de...>, u otras expresiones similares.

Una vez abierta la correspondencia o paquetería se comprobará que está incluido en el sobre todo el contenido que generalmente está relacionado en un anexo (pedidos, facturas, cheques, etc.) y que aparecen correctos los datos del remitente. Si no fueran correctos o en los documentos no aparecieran los datos del remitente, se tendrá especial cuidado de no separar el sobre de la carta o documento, para evitar que se extravíe y no se pueda localizar al remitente.

1.1.3. Numeración y registro. 

A cada carta o paquete recibido se le asignará un número de entrada para facilitar su registro, control y posterior búsqueda. El empleado estampará un sello en cada documento, asignando un número y otros datos, como la fecha de llegada, hora, destinatario, etc.

Actualmente, con la utilización de programas informáticos, se generan en muchas ocasiones los datos en el ordenador y se imprime una etiqueta que se adhiere a la carta o paquete. A veces lo que se generan son etiquetas con códigos de barras que mediante lectores facilitan la información grabada en el ordenador con respecto al documento o paquete recibido.

En las empresas no es obligatorio llevar libro para registrar la llegada o envío de correspondencia. En los organismos oficiales, en cambio, es obligatorio registrar todos los documentos que reciben.

El registro puede ser físico (mediante libros en papel) o informático (por medio de programas como Excel). El formato de este libro no está normalizado, pero proponemos un modelo estándar a continuación.

Datos de entrada: 

• Número: Refleja e orden en que ha llegado el documento a la empresa, y como regla general se clasificarán primero los documentos urgentes. 
• Fecha de entrada: Es la fecha en la que se ha registrado, que no tiene por qué coincidir con la fecha en que se escribió el documento, ni con al fecha que se recibió, porque puede haber llegado a última hora de la mañana y no haber sido registrada la entrada hasta el día siguiente. 
• Hora de entrada: Es importante sobre todo si se ha recibido por correo o mensajería urgente, para que conste el momento exacto en que ha llegado a la empresa. 

Remitente: Ha de constar el nombre de la persona, empresa u organismo que envía la correspondencia, así como la localidad desde donde se remite. 

Clase de envió: Carta, telegrama, revista, burofax, paquete, etc. 

Anexos: Documentos que acompañas al envío, como pedidos, facturas, cheques, etc. 

Asunto: Breve descripción del contenido del documento o paquete. 

Departamento de destino: Es el departamento al que se va a enviar el documento o paquete. A veces el responsable e la recepción de la correspondencia desconoce quién trata cada asunto en un determinado departamento, y por eso lo remite al departamento, desde donde lo harán llegar a la persona que pueda gestionar lo recibido. 

Observaciones: Se anotará cualquier anomalía o aspecto que pueda presentar la correspondencia y que pueda ser importante (rota, manchada, mojada, sin remitente, etc.). si no puede ser abierta por ser personal se reflejará aquí. También en el caso de tenerla que remitir a varios departamentos se harán copias y se indicará en este apartado a qué departamento se envía el original y a cuáles las copias.

1.1.4. Distribución. 

Una vez registradas la correspondencia y paquetería, se han de entregar a los departamentos o personas a las que van dirigidas.

El reparto se efectuará por grupos homogéneos, como pueden ser:

• Correspondencia urgente.
• Documentación con la clasificación de <personal> o <confidencial>, que se entregará en mano a la persona destinataria. 
• Correo ordinario. 

Las empresas y entidades pueden distribuir la correspondencia y paquetería de diferentes formas: 

• Distribución mediante casilleros: Cada empleado tiene asignado uno, cerca de la entrada o algún lugar de tránsito frecuente, y cerca de la recepción para facilitar el trabajo de la persona encargada de la correspondencia y la accesibilidad de los trabajadores a esta.

El inconveniente principal de ese reparto es que los casilleros están diseñados, de forma habitual, para  un determinado tamaño de correspondencia; por ello, las cartas o paquetes de dimensiones mayores no se pueden depositar en ellos y habrá que dejar un aviso para que sean recogidos personalmente, lo que incrementa el número de personas a las que se debe atender en recepción. 

Otro inconveniente puede producirse si en la empresa rota con mucha frecuencia el personal y hay que distribuir los casilleros constantemente esto se suele solventar si se asignan los casilleros por departamentos y que sea una persona de cada departamento la encargada de recoger y distribuir el correo. A los jefes de los departamentos se les asigna un casillero independiente del resto. 

• Distribución personalizada: Habrá una persona encargada de la entrega y se asegurará de que la correspondencia y paquetería llega a su destinatario final, o en ausencia de este se deposita en su mesa de trabajo. Se organizará de tal forma que en la reposición siempre haya alguien para atender la correspondencia y paquetería y que la distribución sea una tarea rutinaria con turnos de reparto a horas determinadas, nunca de forma aleatoria. Se seguirá siempre el mismo orden de reparto en cuanto a departamentos o personas.

1.2. Gestión informática de la correspondencia. 

La informática y las nuevas tecnologías han cambiado en muchos casos el procedimiento de la gestión tradicional de la correspondencia que llega a la empresa, pero no así en el caso de la paquetería. 

Cuando llega la correspondencia se clasifica, y la que se puede abrir, por ser correo ordinario, es digitalizada en algunas empresas ( se convierten los documentos de papel en archivos informáticos). La ventaja de dicha digitalización es la preservación de los originales.

La numeración se realiza con programas informáticos que estampan un sello o código de barras en el documento digitalizado, y se imprime una pegatina con el mismo código para que sea pegada en el documento original y archivarlo.

El registro se hará con un programa informático, cuya estructura puede ser igual al modelo descrito para el registro manual. Si se ha impreso un código de barras puede que el registro esté automatizado y muchos campos se rellenen automáticamente, o viceversa: se registra la correspondencia con el programa informático y se genera y pega el código de barras que contiene información del registro, que puede ser leída con un lector de código de barras.

La distribución se realizará mediante correo electrónico o simplemente se enviará un aviso para que los documentos se puedan consultar on line, al estar archivados en red.


2. Preparación de la correspondencia. 

Una empresa u organismo, al comunicarse a través de la correspondencia, por medio de cualquier documento o paquete que envía, está transmitiendo aspectos como el prestigio y la imagen del remitente y de la institución o empresa que representa.

El éxito de esta comunicación depende tanto de su apariencia como de su contenido, y por tanto es importante cuidar al detalle el papel, el sobre y el envoltorio que contendrá la comunicación o el paquete que se envía.

2.1. Elaboración de comunicaciones escritas. 

La correspondencia es un instrumento de comunicación escritas en las relaciones comerciales. De estas comunicaciones puede depender el éxito de un negocio, una venta o la fidelidad de los clientes.

Las personas que elaboran la comunicación deben presentarse para poder ser identificadas claramente por el destinatario de la correspondencia.

La redacción que se utiliza habitualmente se basa en usar frases cortas, sencillas y claras, evitando palabras técnicas en otros idiomas y frases rebuscadas. Si se utilizan abreviaturas no se debe abusar de ellas.

En las distintas secciones o departamentos de la empresa u organización existen personas encargadas de elaborar la correspondencia que se produce allí.

Lo habitual es que junto con el documento que se va a enviar se genere una copia para el archivo, aunque con el uso de los medios informáticos algunas empresas lo archivan de forma digital para ahorrar papel y espacio. A veces se combina el archivo digital con el físico, como medida de seguridad; en este caso se imprimirá una copia del documento, además de ser digitalizado.

2.2. Firma de comunicaciones escritas. 

Una vez elaborado el documento final, hechas las correcciones oportunas, se entrega para su firma.

La persona que se responsabiliza de lo expresado en la correspondencia escribe su nombre y apellido de su propia mano, para darle autenticidad o para expresar que aprueba su contenido.

A veces estampa la rúbica de su puño y letra sin especificar su nombre y apellidos, y esta persona figurará en el firmado (de forma abreviada <Fdo.>) con su cargo en la organización.

La correspondencia se presenta, para ser firmada, colocada en una carpeta especial llamada <porta-firmas>, con separadores en su interior para que cada documento se ubique en un compartimento.

La mayor parte de la correspondencia se firma directamente por el responsable de esta, pero en asuntos de gran importancia debe ser firmada por el responsable superior jerárquico de la empresa, para que tenga mayor grado de autenticidad.

Si una comunicación lleva el sello de la empresa nunca se debe estampar sobre la firma.

3. Embalaje y empaquetado de documentos y productos. 

3.1. Embalaje. 

Tiene como objeto proteger y conservar su contenido durante transporte en el proceso de distribución del producto evitando roturas, desperfectos, derrames o humedades en operaciones de carga, descarga, transporte o manipulación.

Existe una gran variedad de productos que cubren las necesidades de protección y expedición de cualquier tipo de mercancía. El seleccionar una u otra vendrá dado por diferentes factores.

3.2. Empaquetado. 

Técnica empleada para proteger el contenido de un envío durante el transporte y manipulación del mismo.

3.2.1. Empaquetado tradicional. 

• Se utilizan, básicamente, para los envíos cajas de cartón.
• Seleccionar la caja en relación al producto a enviar teniendo en cuenta el tamaño y las características del objeto.
• Recubrir o incluir algún material de relleno como protección del producto (en algunos casos no es necesario, pues los productos están incluidos en cajas más pequeñas para su distribución).
• Cerrar la caja utilizando cintas adhesivas o flejes.
• En ocasiones, como medida de protección, se recubre la caja con papel continuo de tipo kraft. Para su fijación se utiliza nuevamente la cinta adhesiva.
• Colocar etiquetas identificativas si fuera necesario. En el caso de realizar el envío por Correos, se debe identificar al destinatario y al remitente correctamente.
• Colocar la identificación a enviar en bolsas porta-documentos que quedan pegadas en la caja. También es posible protegerlo utilizando plástico protector.

3.2.2. Confección de cajas. 

Actualmente, para incentivar la rapidez a la hora de realizar el empaquetado, hay en el mercado una amplia gama de cajas de fácil montaje y variedad de tamaños. 

La diferencia con la anterior técnica es la incorporación de nuevos materiales que aumentan la protección (aislamientos térmicos, poliestreno, espumas, celulosas moldeadas); son ecológicas; más fáciles de usar; facilitan el acceso del producto y resultan más ligeras. 

Los productos se introducen directamente en la caja sin necesidad de protección adicional. 

4.Gestión de envío de correspondencia y paquetería. 

El proceso de gestión del envío de la correspondencia y paquetería sigue las fases que vamos a ver a continuación. 

4.1. Recogida interna. 

Una vez que han sido confeccionados la correspondencia y los paquetes en los distintos departamentos, deben llegar a la recepción para su posterior manipulación y envío por alguno de los siguientes procedimientos: 

• Entregar a la persona encargada de distribuir la correspondencia en el momento de efectuar la entrega. Sería aconsejable que dispusiera de un carro con separadores y suficiente espacio para no mezclar la correspondencia que debe entregarse con la que recoge de cada departamento o sección. El inconveniente se este sistema es la forma de proceder ante un envío urgente; se deberá elaborar un protocolo de actuación. 
• Efectuar una orden de recogida a la persona encargada del reparto y recogida de la correspondencia y paquetería. La orden se confeccionará cuando un departamento necesite enviar correspondencia. Con este sistema queda resuelta la forma de proceder ante la correspondencia urgente, pues en cualquier hora el día se puede emitir la orden de recogida tanto de la correspondencia urgente como de la ordinaria. 
• Depositar en la recepción de la empresa la correspondencia y paquetes que deben ser enviados por una persona de cada departamento o división. Es la forma de proceder en las organizaciones que tienen el sistema de casilleros para la distribución interna de la correspondencia o paquetería recibida, porque cuando recogen la correspondencia recibida depositan la que debe ser enviada.

4.2. Inspección y clasificación. 

Al recibir la correspondencia y paquetería se debe comprobar que cumpla una serie de condiciones: 

• Los documentos deben estar firmados por la persona que sea responsable de su contenido.
• Se adjuntaron los documentos que aparecen en el anexo de estos. 
• Los datos del destinatario están impresos en el sobre o envoltorio de forma visible y legible. 
• El tipo de envío (ordinario, urgente, certificado, acuse de recibo, etc.) ha sido especificado. 

Una vez comprobado que los envíos cumplen los requisitos anteriores, se debe proceder a su clasificación para diferenciar el medio de envío.

Las empresas utilizan distintos medios de envío, dependiendo de la urgencia, el coste, etc.; así, se utilizan el servicio de empresas de mensajería privadas y los servicios de Correos. 

Lo habitual es que se hayan estudiado las tarifas de varias empresas de mensajería y se elija una empresa concreta para todos los envíos que se realicen a través de este servicio. Los costes de los servicios de Correos son públicos, se pueden consultar en su web y se actualizan periódicamente. 

4.3. Registro de envío. 

Es similar al registro de entrada, y el orden se establece por la fecha de salida o de expedición (en algunos registros no figura el número). El objetivo es permitir saber cuándo se produjo el envío de correspondencia y quién es el responsable de esta. 

• Datos de salida:

1. Numero: debe reflejar el orden en que se ha enviado el documento desde la empresa, y por regla general se enviarán primero los que tengan clasificación de urgentes. 
2. Fecha: es la fecha en que se ha registrado, que no tiene por qué coincidir con al fecha en que se escribió el documento, porque puede haber sido retenida en el departamento y no haber sido entregada, para enviarla en una fecha posterior. 
3. Hora: Es importante sobretodo si se han establecido diferentes entregas en Correos o mensajería urgente, para que conste el momento exacto en que ha salido de la empresa.
4. Destinatario: nombre de la persona, empresa u organismo a los que se envía la correspondencia, así como la localidad donde reside o tiene su domicilio. 

• Clase de envío: carta, telegrama, revista, burofax, paquete, etc.
• Anexos: documentos que acompañan al envío, como pedidos, facturas, cheques, etc. 
• Asunto: breve descripción del contenido del documento o paquete.
• Departamento de origen: departamento donde se ha generado el documento o paquete. 
• Observaciones: se anotará cualquier aspecto que pueda ser importante (certificado, urente, cerrado, etc.). 

4.4. Plegado y ensobrado. 

Una vez que se hayan registrado los documentos, deberán ser plegados para poder ser introducidos en los sobres correspondientes para su envío. 

Esta tarea de doblar los documentos y meterlos en sobres es sencilla, pero puede resultar aburrida y tediosa cuando el volumen de correspondencia es considerable. 

Algunas empresas disponen de máquinas específicas que realizan estas tareas de forma automática, plegando, introduciendo en los sobres el contenido y cerrándolos. Las máquinas están diseñadas para ser utilizadas con los formatos estándar más comunes de papel y sobres. Existen empresas especializadas en este tipo de tareas que son controladas por otras, sobre todo cuando estas quieren enviar circulares o sobres con propaganda.

La dirección del destinatario del sobre se podrá colocar con diferentes técnicas: 

• Etiquetas adhesivas, en las que previamente se ha impreso la dirección. 
• Sobres de ventanilla, que dejan ver la dirección impresa en el documento que contiene. 
• Impresión directa por medios informáticos de la dirección en el sobre. 
• Anotación a mano de la dirección correspondiente.

Al plegar y ensobrar los documentos se han de tener los siguientes cuidados: 

• En los sobres de ventanilla la dirección del destinatario ha de ser visible.
• Cuando se han impreso las direcciones en el sobre puede ocurrir que se introduzcan documentos que  no se corresponden con el sobre. 
• Cuando se pegan etiquetas hay que comprobar que corresponden al destinatario del documento que contiene. 
• Si el documento adjunta anexos hay que comprobar que están incluidos en el sobre. 

4.5. Franqueo y expedición. 

Franquear es pagar por el porte de un objeto que se remite por correo.

El importe dependerá del peso y del tipo de envío. Será necesario pesar los documentos o paquetes para pagar el servicio según la tarifa asignada por Correos o las empresas de mensajería.

Formas de realizar el franqueo en el servicio de correos:

• Mediante la adquisición de sellos postales.
• Sobres franqueados.
• Franqueo pagado.
• Franqueo en destino.
• Franqueo mediante máquinas franqueadoras.

En el caso de que el envío se realice a través de mensajería se entregará la documentación en sobre cerrado bien identificado. El mensajero devolverá una copia del albarán de envío, sin necesidad de colocar tasa alguna, ya que la empresa de mensajería notificará mediante factura el importe del servicio según lo que se tenga contratado.

La expedición a través del servicio de Correos se realizará con el depósito de la correspondencia en los buzones habilitados para tal fin, o directamente en las oficinas de correos.

Correos ofrece la posibilidad a sus clientes que así lo contraten de recoger a domicilio la correspondencia con la frecuencia en el usuario del servicio necesite (diariamente o una vez cada dos o tres días por semana). 

5. Registro de faxes y correos electrónicos. 

Las empresas reciben comunicaciones no solo a través de Correos o empresas de mensajería, sino a través de otros medios como el fax o el correo electrónico.

Por ello, es preciso contar con un registro de estas comunicaciones que llegan por medios telemáticos.

5.1. Registro de faxes. 

Los faxes se registran asignándoles un número según llegan, al igual que se hacen con la correspondencia. No todas las empresas numeran los de salida, aunque es aconsejable si se envían muchos cada día.

Si se envía un fax por medio de un tele-fax la máquina genera un documento llamado reporte, con datos que pueden servir para rellenar los registros de faxes. 

No existe un modelo normalizado para el registro de faxes; cada empresa u organización puede diseñar el suyo propio para hacer constar los datos que le interese conservar y decorar. 

5.2. Registro de correos electrónicos. 

Por el correo electrónico llega mucha información a las empresas, y pos eso se reciben clasificar los correos que se consideren importantes y eliminar todos los correos que no se consideren útiles o necesarios. 

En realidad no sería necesario llevar un registro de correos electrónicos, ya que se pueden comprobar en la bandeja de entrada y salida del programa que se esté utilizando; pero sí es aconsejable hacerlo cuando los correos son comunicaciones importantes. Se aconseja que se guarden en este caso físicamente en una carpeta de almacenamiento. 

Cuando dejan de ser útiles se deben eliminar para no acumular información innecesaria. 

6. Normativa legal de seguridad y confidencialidad. 

La constitución española de 1978, en su articulo 18.3, señala que <se garantiza el secreto de las comunicaciones y, en especial, de las postales, telegramas y telefónicas, salvo resolución judicial>. 

La Unión Europea emitió la Directiva Europea 97/66, de 15 de diciembre de 1997, con respecto al secreto de la correspondencia, y obliga a los Estados miembros a garantizar por ley la confidencialidad en las comunicaciones y telecomunicaciones. 

En España se promulgó la Ley 43/2010, de 30 de diciembre, del servicio postal universal, que dice lo siguiente: 

<Artículo 5. Secreto de las comunicaciones postales. 

Los operadores postales deberán realizar la prestación de los servicios con plena garantía del secreto de las comunicaciones postales, de conformidad con lo dispuesto en los artículos 18.3 y 55.2 de la Constitución española y en el artículo 579 de la Ley de Enjuiciamiento Criminal. 

Artículo 6. Inviolabilidad de los envíos postales.

1. Los operadores postales deberán cumplir con el deber de fidelidad en la custodia y gestión de los envíos postales. 

Se considera incumplimiento de dicho deber la detención contraria a derecho, el intencionado curso anormal, la apertura ilegal, la sustracción, la destrucción, la retención indebida y la ocultación de los citados envíos postales. 

2. Sin prejuicio del derecho a la propiedad de los envíos postales reconocido en el artículo 13, los envíos postales solo podrán ser detenidos o interceptados y, en su caso, abiertos por resolución motivada de la autoridad judicial conforma a la ley>. 

La Ley Orgánica 15/1999, de Protección de Datos de Carácter Personal, confidencialidad, pero cuando se firma un contrato de trabajo ya se entiende que existe la obligación de confidencialidad en la relación laboral, por lo que hay que actuar conforme a las reglas de buena fe y diligencia. A veces las empresas, en el contrato, incluyen la cláusula de confidencialidad para recordar y reforzar esta obligación, y que queden claros los límites. 

El código Penal, en su artículo 197, señala: <El que, para descubrir los secretos o vulnerar la intimidad de otro, sin su consentimiento, se apodere de sus papeles, cartas, mensajes de correo electrónico o cualesquiera otros documentos o efectos personales o intercepte sus telecomunicaciones o utilice artificios técnicos de escucha, transmisión, grabación o reproducción, será castigado con las penas de prisión de uno a cuatro años y multa de doce a veinticuatro meses>. 

El que maneja correspondencia es responsable de su seguridad, cuidado y confidencialidad. Es importante que nunca se abra la correspondencia si no se está debidamente autorizado para ello, que se tenga cuidado de no perderla y se evite entregarla a otra persona que no sea la destinataria. 

En el caso de correo digitalizado, no se podrá abrir si va dirigido a alguna persona en concreto; si una vez abierto por su destinatario se tiene que digitalizar, se tomará las medidas necesarias para que su acceso no sea libre a todo el personal de la empresa, por lo que se darán restricciones para que solo pueda ser leído o manipulado por las personas autorizadas. 

Se tendrá especial cuidado en el caso de utilizar sobres con ventana, para asegurarse de que no se puede leer ningún dato relevante de la correspondencia incluida en el sobre.