6 control del almacén de material de oficina. 

1. Materiales y equipos de oficina. 
1.1. Descripción. 

En una oficina nos podemos encontrar gran cantidad de utensilios, instrumentos o herramientas muy diversos, que engloban desde un simple bolígrafo hasta una fotocopiadora multifunción.

Decimos que son equipos de oficina todos los aparatos y máquinas de una oficina que se utilizan para facilitar las tareas del personal administrativo que trabaja en ella. Los equipos de oficina pertenecen al activo no corriente de las empresas, denominado así porque permanece en ellas más de un ejercicio económico (normalmente un año). son ejemplos de equipos de oficina los equipos informáticos, las fotocopiadoras, las impresoras, los teléfonos, las destructoras de papel y también mobiliario de oficina como mesas, sillas, armarios, estanterías o archivadores, etc.

Los instrumentos, accesorios y consumibles que se emplean configuran el material de oficina. El material de oficina forma parte del activo corriente de las empresas y, por tanto, se va a utilizar o consumir en un corto espacio de tiempo. Son ejemplos de material de oficina el papel, la tinta o el tóner que se usa para imprmir o hacer fotocopias, los bolígrafos, los rotuladores o marcadores, los archivadores A-Z, los cuadernos, los blocs, las notas adhesivas y un largo etcétera.

1.2. Material fungible y no fungible. 

Cualquier material o aparato con el uso va gastándose
, deteriorándose o <haciéndose viejo>, hasta que ya no se puede usar más. Al tiempo que se prevé que se va a poder usar cualquier bien se lo denomina vida útil.

El material de oficina también tiene vida útil y esta depende de la naturaleza del material usado. Así por ejemplo, las grapas, los marcadores fluorescentes o el papel que utilizamos para imprimir tienen una vida útil menor que las grapadoras, las tijeras o las calculadoras de mesa.

A continuación haremos una distinción entre material de oficina fungible y no fungible.

• Material de oficina fungible: Es todo aquel que tiene una vida útil corta, porque se utiliza continuamente y debe reponerse cada poco tiempo (grapas, etiquetas, papel, notas adhesivas, clips, pegamento, tinta de impresora, tóner de fotocopiadora...). Este material fungible recibe también el nombre de consumible, ya que se trata de bienes que se gastan o consumen con el primer uso que de ellos se hace. En contabilidad reciben denominación de material no inventariable. 
• Material de oficina no fungible: Es todo aquel material de oficina cuya vida útil es algo más larga que las del material fungible (grapadoras, taladradoras, encuadernadoras, tijeras, calculadoras...). El material no fungible recibe también el nombre de pequeño material inventariable. 

1.3. Equipos de oficina más comunes.

Como hemos señalado en el epígrafe anterior, los equipos de oficina son todos aquellos aparatos y máquinas que el personal utiliza para realizar las tareas propias de su trabajo. 

Podemos clasificar los equipos de oficina en equipos para el proceso de la información y la comunicación y mobiliario. 

1.3.1. Equipos para el proceso de la información y la comunicación.

Son equipos para el proceso de la información los ordenadores y además conjuntos electrónicos que permiten tratar y presentar la información que se maneja en una oficina de forma adecuada. Entre los más destacados podemos encontrar: 

• Ordenadores: máquinas imprescindibles en cualquier oficina, con el software adecuado (procesadores de texto, hojas de cálculo, gestores de bases de datos...). Facilitan la elaboración de la mayoría de los documentos, así como el trabajo con imágenes, gráficos, sonidos o la gestión de base de datos. Conectados en red permiten comunicarse unos con otros. Los hay de sobremesa, comúnmente llamados PC (personal computer) o portátiles, que pueden ser netbooks, ultrabooks y tabletas. Junto a dispositivos como memorias USB flash, discos duros portátiles y otros dispositivos, incluidos los teléfonos inteligentes, los ordenadores permiten un acceso cada vez más eficiente a la información que se maneja en las oficinas. 

Los ordenadores cuentan con gran cantidad de dispositivos periféricos que permiten tanto la introducción de información en el sistema podemos informático como su salida o presentación. Entre los más comunes podemos citar: teclados, impresoras, escáneres, cámaras web, memorias portátiles, monitores, pantallas táctiles, lectores de código de barras, faxes, altavoces, auriculares y proyectores. 

Para que los ordenadores de una oficina puedan comunicarse entre sí y con el exterior es necesario que se instale en la oficina una red informática. Cuando esta red opera en un entorno local se nomina LAN; si se conecta con el exterior, con equipos que a veces están a miles de kilómetros de distancia, se denominan WAN. Cada vez son más habituales las redes wifi, que permiten la conexión inalámbrica entre distintos dispositivos. Las redes requieren de una serie de elementos que no siempre son visibles pero sí son imprescindibles, como las tarjetas de red, que forman parte del hardware de un ordenador y de otros dispositivos conectados a la red, como las impresoras, los switchs o conmutadores- que permiten interconectar distintos equipos -, y los puentes permiten la comunicación entre redes diferentes tipo LAN, por citar algunos. 

• Impresoras: máquinas que permiten la reproducción de archivos tanto de texto como de imágenes, almacenados previamente de forma digital. Las más habituales son las que usan cartuchos de tinta, en las que la impresión se realiza mediante inyección de tinta (proyectan un chorro de tinta sobre el papel). Otro tipo de impresoras utilizan el sistema láser y en vez de cartucho usan un tóner, como las fotocopiadoras.
• Fotocopiadoras: permiten reproducir documentos en un formato físico desde otro formato físico, generalmente papel. Podemos encontrar tres tipos de fotocopiadoras: 

1. Fotocopiadoras personales: pequeñas, lentas y económicas; solo hacen fotocopias en tamaño DIN - A4.
2. Fotocopiadoras de oficina: algo más rápidas y con más funciones: pueden hacer fotocopias por dos caras, clasificarlas y graparlas. Fotocopian también en tamaño DIN - A3.
3. Fotocopiadoras profesionales: más rápidas y de mejor calidad. Más grandes y con más funciones, como las de perforar y encuadernar documentos. 

Algunas fotocopiadoras permiten conectarse con el ordenador de forma que pueden ser utilizadas a modo de impresora o como escáner, convirtiéndose así en herramientas multifunción, favoreciendo una mayor versatilidad en la reproducción de documentos. 

4. Escáneres: aparatos que digitalizan documentos, es decir, que son capaces de convertir un documento físico en un archivo que permite su tratamiento informático. Los escáneres más comunes son los denominados planos, que poseen una superficie plana de material trasparente, del tamaño de un papel DIN A4, sobre la que se coloca el documento que se quiere reproducir. 

5. Teléfonos: construyen otra de las herramientas imprescindibles en una oficina. Normalmente el personal administrativo dispone de una terminal con la que poder realizar tanto llamas internas, dentro de la empresa, como al exterior; mientras que en la recepción de la empresa se sitúa la centralita. Conectado a la línea telefónica, el fax permite enviar una copia de un documento físico a otro aparato conectado al otro lado de la línea telefónica. 

6. Aparatos multifunción: cada vez son más frecuentes en las herramientas muiltifunción que permiten realizar varias tareas: imprimir, fotocopiar, escanear, enviar faxes, etc. La ventaja de este tipo de aparatos es el ahorro de espacio y de coste, ya que permiten sustituir varios dispositivos por uno solo, mientras que el mayor inconveniente es que una avería puede llegar a paralizar el trabajo de la oficina si no se dispone de algún otro equipo que permita la reproducción de documentos. 

1.3.2. Mobiliario 

El mobiliario de una oficina debe permitir un rápido acceso a los documentos que se manejan, sin descuidar su seguridad y confidencialidad, y además debe salvaguardar la salud del trabajador, para lo cual es preciso utilizar equipos que mejoren las condiciones del medio en el que se trabaja. 

• Las mesas se denominan operativas cuando forman parte de un puesto de trabajo. Las dimensiones de las mesas de trabajo deben favorecer la ergonomía: por ejemplo su altura debe oscilar entre 70 y 75 cm, de forma que al apoyar los brazos sobre ella no debe ser inferior a 130 cm, para permitir al mismo tiempo el manejo del teclado y la consulta de documentos; por último, la profundidad de una mesa de trabajo debe permitir acceder a todos los objetos que situemos al final de esta, y para ello se suelen usar mesas de unos 90 cm de profundidad.

Las mesas operativas pueden disponer de cajones en los que se guardan documentos o manuales de consulta y material de oficina que conviene tener a mano, como grapadoras, tijeras o notas adhesivas para ser utilizadas en el momento oportuno.

En muchos casos se utilizan mesas auxiliares que disponen de cajoneras donde también se guardan otros documentos y materiales que no caben en las mesas operativas.

Además, toda oficina debe disponer de un espacio con una mesa de reunión, que puede presentar diferentes formas y tamaños dependiendo del objetivo que se persiga con las reuniones y de quiénes y cuántos sean los asistentes: por ejemplo, si la reunión la dirige un alto cargo se utilizan mesas ovaladas, pero si los asistentes son empleados de un mismo nivel se utilizan mesas cuadradas o redondas. 

• Las sillas de oficina que más se deberían utilizar son las sillas ergonómicas, porque están diseñadas para evitar problemas de salud, y para ello incorporan una serie de elementos que permiten mantener una postura adecuada mientras se trabaja. Entre estos elementos podemos destacar los reposa brazos, que permiten colocar los codos próximos a los brazos; un dispositivo de regulación de la altura de la silla, de forma que los pies descansen de forma cómoda en el suelo o en el reposapiés; el borde delantero inclinado; la forma sinuosa del respaldo con apoyo lumbar y adaptado al contorno natural de la columna; y el asiento antideslizante. Si disponen de ruedas, deben incorporar algún sistema de bloqueo para evitar movimientos bruscos. Debido a su coste económico elevado, en muchas oficinas se utilizan sillas que no incorporan algunas de las características que hemos citado.

Además  de las sillas de los empleados, se suelen utilizar sillas más sencillas para las vistas que se sitúan al otro lado de la mesa de trabajo o alrededor de las mesas de reuniones. 

• En todas las oficinas podemos encontrar muebles archivadores con o sin cajones, y algunos de los más frecuentes son aquellos que almacenan documentos mediante carpetas colgantes y que se suelen dividir en varios niveles o alturas. 
• Otro elemento imprescindible son los armarios: los hay con puertas o sin ellas, con o sin vitrina, y pueden disponer de cerradura, o ser de tipo librería, de una o varias alturas, con baldas, etc. En ellas se custodian los documentos que la empresa debe conservar o los que deben consultar los empleados con cierta asiduidad. Estos documentos a su vez se suelen guardar en archivadores, como por ejemplo los de tipo A-Z. 
• Además, podemos encontrar tablones de anuncios con o sin ventanilla, pizarras y paneles de avisos donde poder informarse de las tareas que se están realizando en cada momento, los días festivos, los horarios, los avisos urgentes, etc.

2. Procedimientos administrativos de aprovisionamiento de material de oficina. 

2.1 La función de aprovisionamiento. 

El término <aprovisionamiento> hace referencia a la adquisición, gestión y control de los bienes materiales, artículos, productos o existencias necesarios para el ejercicio de la actividad empresarial. Esto permite que la empresa disponga de la cantidad adecuada en el momento oportuno de las mercancías necesarias para elaborar o comercializar los bienes o servicios que ofrece al mercado. 

La función de aprovisionamiento requiere de una labor de planificación de las necesidades de la empresa. Este trabajo preliminar deber tener en cuenta las diferentes formas de acceso a los productos de los que la empresa se provee, los recursos materiales y humanos de los que se dispone y las expectativas de venta de los bienes o servicios que comercializa.

Podemos clasificar las funciones de aprovisionamiento en tres operaciones fundamentales: 

1. Adquisición de las mercancías que las empresas utilizan para elaborar o comercializar bienes y servicios. En esta operación se requiere de una perfecta coordinación con el departamento de Compras, que debe encontrar en el mercado de proveedores aquellos que ofrezcan los productos necesarios con una calidad adecuada a un precio razonable. Es decir, es el departamento de Compras el encargado de seleccionar cuál es la forma más adecuada de conseguir los productos que la empresa va a utilizar en el desarrollo de su actividad. 
2. Almacenamiento de las existencias de productos que las empresas guardan a la espera de ser incorporados bien al proceso productivo en el caso de empresas fabriles o transformadoras de bienes, bien al proceso comercial en el caso de empresas comerciales. 
3. Control de los costes asociados a las dos operaciones anteriores. Tanto la adquisición de mercancías como el mantenimiento del stock del almacén llevan aparejados gastos e inversiones, como el alquiler del espacio, el pago de suministros como la luz o el agua y el salario de los operarios del almacén. Las empresas debes tratar de minimizar el impacto de estos costes para no ver comprometido el beneficio económico de su actividad. 

2.2 el almacén. 

Un almacén es un espacio que las empresas utilizan para guardar y conservar en perfectas condiciones de calidad y seguridad los materiales y productos que prevé utilizar en su actividad.

Las empresas suelen disponer de un almacén donde conservan el material de oficina que esperan utilizar en un breve periodo de tiempo; de esta manera, se aseguran de que la actividad administrativa no va a detenerse por falda de algún objeto indispensable, como puede ser el papel o la tinta para las impresoras. Si se produjera esta circunstancia la empresa se encontraría en lo que se denomina rotura de stock, que supone la paralización de la actividad por la carencia de algún material imprescindible.  

En las empresas fabriles las existencias o stocks que van a ser incorporados a un proceso de producción reciben el nombre de material primas, y el almacén que se utiliza se denomina almacén de aprovisionamiento. Las existencias que ya han pasado por el proceso de producción y están esperando ser comercializadas reciben el nombre de productos terminados, y el almacén donde se ubican se llama almacén de porductos terminados. 

En las empresas comerciales las existencias almacenadas reciben el nombre de mercaderías, tanto si se encuentran en el almacén de aprovisionamiento como en el almacén de ventas. 

Todas las empresas deben recontar, al menos una vez al año, los materiales y existencias que tienen almacenadas, y esta labor se realiza mediante la confección de inventarios. 

2.2.1. Documentos. 

Para la gestión del almacén y de materiales almacenados se utiliza un conjunto de documentos que reflejan el flujo de materiales que se produce en el interior de la empresa.

Cada vez que se detecta la necesidad de reponer un artículo la persona encargada deberá confeccionar un boletín de compras. Se trata de un documento mediante el cual cualquier departamento de la empresa que debe reponer material comunica al departamento de compras que necesita adquirir un artículo determinado que se está agotando. El departamento de compras, una vez realizadas las oportunas verificaciones, se pondrá en contacto con el proveedor adecuado y confeccionará un pedido para solicitar las mercancías que sean necesarias. 

Cuando la empresa dispone de stock suficiente en el almacén, los departamentos de la empresa que necesitan reponer materiales pueden comunicarse directamente con el almacén solicitando las mercancías que sedean reponer, utilizando para ello un documento denominado orden de reposición. Cuando es el propio almacén quien debe reponer material dirigirá una hoja de solicitud al departamento de compras para que adquiera en el mercado, a los proveedores, aquellas mercancías que debe reponer. 

En el momento en el que el almacén tiene preparadas las mercancías que le han solicitado, enviará los materiales al departamento que las necesita, junto con una nota de entrega. 

Si la compra se ha efectuado a algún proveedor externo, los proveedores envían las mercancías a la empresa junto con un documento denominado albarán de entrega, que detalla qué mercancías se entregan. Una vez cotejadas estas mercancías se envían al almacén, que debe registrar la entrada correspondiente en la ficha del producto. De la misma manera, se debe registrar en la ficha del producto las salidas que se van produciendo para reponer los materiales que utilizan en los diferentes departamentos. 

Cada cierto tiempo las empresas realizan recuentos de materiales almacenados; para ello se utiliza el registro del material inventariable o, dicho más breve mente, inventario, que es el documento en el que se anotan las cantidades de materiales y productos que se encuentran en un momento determinado en el almacén. Este recuento debe coincidir con las fichas de producto, y en caso contrario se deberán hacer los ajustes oportunos explicando las razones por las que se producen las diferencias. Estas diferencias se pueden producir por pérdida, extravío, hurto o por deterioro. También deben darse de baja aquellos artículos que se hayan quedado en desuso u obsoletos. 

2.3. La hoja de cálculo en la gestión de almacén.

Las hojas de cálculo son herramientas informáticas que permiten la gestión del almacén de forma cómoda y accesible.

Por su configuración de celdas, ordenadores por filas y columnas, posibilitan la creación de documentos en los que no solo se anotan los datos necesarios, sino que además se realizan de forma sencilla los cálculos que se precisen e incluso búsquedas o consultas de datos.

Se puede crear cualquier documento administrativo en una hoja de cálculo: orden de reposición, boletín de compras, registro de material inventariable, pedido, etc.

La mayoría de los datos introducidos en la tabla son anotaciones, es decir, simplemente se teclean; sin embargo podemos observar cómo los datos de la columna cantidad actual son cálculos que se efectúan gracias a la capacidad de la hoja de cálculo para introducir fórmulas en las celdas haciendo referencia a datos introducidos en otras celdas.

En este caso, las unidades que aparecen en la columna cantidad actual se han calculado sumando las celdas de la misma fila de las columnas cantidad previa y de las Uds. De alta, y restando las celdas de la misma fila de la columna Uds. De baja.

En el caso del pedido procedemos de forma similar, y así podemos calcular columna importe multiplicando en la misma fila los datos de las columnas cantidad y precio (recuerda que para multiplicar se utiliza la tecla asterisco <*>).

Otros documentos se utilizan únicamente para realizar anotaciones, como la orden de reposición, el boletín de compras o la hoja de solicitud. Es aconsejable crear una tabla en la hoja de cálculo con el formato de cada documento y guardarlo como una plantilla, de forma que podamos volver a utilizarla cada vez que sea necesario.